المبيعات والتوزيع بالجملة
في قطاع البيع والتوزيع بالجملة، لا تقتصر علاقات العملاء على تلقي الطلبات فقط. يجب إدارة طلبات الموزعين والعملاء والعروض والمنتجات وطلبات المبيعات وحالة المخزون واحتياجات الشراء والتسليم والفواتير والتحصيل معًا.
يوفر XtraCRM دمجاً لخصائص إدارة علاقات العملاء والمبيعات والمنتجات والمخزون والشراء والمالية والمهام والتواصل، مما يتيح متابعة كامل العملية التجارية من أول تواصل مع العميل حتى تسليم الطلب والتحصيل من مركز واحد.
كيف تسير العمليات في القطاع؟
تبدأ العملية عادة بطلب منتجات وأسعار من موزع أو عميل جديد. يتم تحديد المنتجات المطلوبة والكميات وعنوان التسليم وطريقة الدفع وتاريخ التسليم المطلوب.
يُعد عرض السعر بناءً على هذه المعلومات ويُقدم للعميل. يتم متابعة أي تغييرات في السعر أو الخصم أو كمية المنتجات أو شروط الدفع خلال مرحلة النقاش.
عند قبول العرض، يتم إنشاء طلب مبيعات. يتم التحقق من حالة المخزون للمنتجات المطلوبة؛ وللمنتجات الناقصة يتم التخطيط لعملية الشراء أو التوريد. عند جاهزية المنتجات، تُحدد معلومات التسليم، ويتم إرسال الطلب إلى العميل، وتبدأ العمليات المالية.
كيف يتكيف XtraCRM مع طريقة عمل شركتكم؟
كل شركة بيع بالجملة لديها مجموعات عملاء وتركيب منتجات وطريقة تسعير وعملية موافقة طلب تختلف عن غيرها. يمكن تكوين الحقول الخاصة ومراحل المبيعات والمهام وسير العمل في XtraCRM وفقًا للترتيب الحالي في شركتكم.
يمكنك بناء عملية المبيعات الخاصة بك من المراحل التالية: "طلب جديد، يتم التسعير، يتم إعداد العرض، العرض قُدم، موافقة العميل، فحص المخزون، تم إنشاء الطلب، جارٍ الإعداد، جاهز للتسليم، تم التسليم، وتم الفوترة".
يمكنك تعريف عمليات مختلفة ومجالات خاصة للمبيعات عبر الوكلاء، العملاء المؤسسيين، طلبات التصدير، مبيعات المشاريع أو توفير المنتجات بشكل منتظم.
المجالات الخاصة للعملاء والوكلاء التي يمكنك استخدامها
نوع العميل أو الوكيل
المنطقة وقناة البيع
مندوب المبيعات المسؤول
معلومات الضرائب والفواتير
عناوين التسليم
مجموعة العملاء
العملة
طريقة ومدة الدفع
مجموعة الخصومات أو التسعير
الحد الأقصى للمخاطر أو حدود العمل
طريقة الشحن
المستودع أو نقطة التسليم المفضلة
تاريخ بداية وانتهاء العقد
تاريخ آخر طلب وآخر تواصل
حالة العميل
تفضيلات المنتجات أو العلامات التجارية الخاصة
يمكن إدارة عدة أشخاص مسؤولين، وعناوين فواتير، وعناوين تسليم تعود لنفس العميل تحت حساب واحد.
نظم منتجاتك بطريقة منظمة
يمكن تسجيل المنتجات عبر رمز، اسم، فئة، وحدة ومعلومات تجارية أخرى. يمكن إضافة معلومات خاصة مثل العلامة التجارية، الطراز، اللون، المقاس، محتوى العبوة أو غيرها على بطاقة المنتج بواسطة مجالات خاصة حسب حاجة شركتك.
يمكن ربط الوثائق، الصور، والوصف المرتبط بالمنتجات مع السجلات ذات الصلة. هذا يمكّن فرق المبيعات من تقديم معلومات حديثة ومتسقة للعملاء حول المنتجات.
يمكن تعريف مجالات خاصة مختلفة لمجموعات منتجات مختلفة لضمان عرض المعلومات الضرورية فقط.
حوّل طلبات العملاء إلى فرص مبيعات
يمكن ربط الطلبات التي تأتي عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الموقع الإلكتروني أو الإعلانات أو واتساب بعميل ذي صلة في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
يمكن تسجيل المنتجات المطلوبة والكميات والميزانية وتاريخ القرار وتوقعات التسليم. يمكن تعيين الفرصة الجديدة لممثل المبيعات المعني وإنشاء مهمة للاتصال التالي.
يمكن تعيين تذكير للفرص التي لم يتم التعامل معها لفترة طويلة. عند عدم إتمام البيع، يمكن تسجيل أسباب الخسارة مثل السعر، المخزون، فترة السداد، التسليم أو تفضيل المنافس.
قم بإدارة عمليات تقديم العروض
يمكن إنشاء عرض أسعار بناءً على المنتجات والكميات التي يطلبها العميل. يمكن متابعة عناصر المنتج والأسعار والضرائب والخصومات والعملات وشروط الدفع على العرض.
يمكن تسجيل مراحل إعداد العرض وتقديمه للعميل والمراجعة والموافقة. عند إجراء تغييرات على العرض، يمكن متابعة النسخة المحدثة مع سجل العميل الكامل.
يمكنك إنشاء عملية موافقة للعروض التي تتجاوز مبلغًا معينًا أو نسبة خصم، وفقًا لهيكل الصلاحيات في شركتك.
تابع طلبات البيع
يمكن تحويل العروض الموافق عليها إلى طلبات مبيعات. يمكن حفظ معلومات مثل العميل وعناصر المنتج والكميات والأسعار وتاريخ الطلب وتاريخ التسليم وطريقة الشحن في الطلب.
يمكن متابعة حالات الطلب مثل جاري الإعداد، جاهز جزئيًا، جاهز للتسليم، مكتمل أو ملغي. يمكن تعيين مهام مرتبطة بالطلب لفِرق المبيعات والمستودعات والمالية.
يمكن عرض العروض والطلبات السابقة لعميل معين من خلال نفس الحساب. وبهذه الطريقة يمكن لفريق المبيعات تقييم المنتجات والكميات والفترات التي تم شراؤها سابقًا.
راقب حالة المخزون والمستودع
يمكن متابعة المخزونات الحالية للمنتجات وحركات المستودع. يمكن تقييم حالة المخزون لمنتجات طلب البيع ورؤية الكميات التي يجب تجهيزها.
إذا كانت هناك مستودعات مختلفة مستخدمة، يمكن متابعة المنتجات في مناطق المخزون المختلفة. يمكن تسجيل عمليات دخول المخزون وخروجه ونقله.
يمكن تحديد المنتجات التي تقترب من المستوى الحرج أو التي لا تكفي، وإنشاء مهام للموظفين المعنيين بعملية الشراء.
قم بإدارة عمليات الشراء والتوريد
يمكن إنشاء طلبات شراء للمنتجات غير المتوفرة في المخزون أو التي تحتاج إلى إعادة توريد. يمكن متابعة المورد والمنتج والكمية والسعر والعملات وتاريخ التسليم المتوقع.
يمكن تقييم عمليات الشراء التي تتم لتلبية طلب بيع معين مع سجلات المنتجات والعمليات ذات الصلة.
يمكن متابعة حالة تسليم المورد، المنتجات المتأخرة والكميات المستلمة. بهذا يمكن لفريق المبيعات تقديم معلومات تسليم أكثر واقعية للعميل.
احتفظ بسجلات الموردين في مركز واحد
يمكن إدارة الموردين كسجلات الشركات. يمكن ربط معلومات الاتصال، الأشخاص المسؤولين، المنتجات المشتراة، الطلبات، العروض والوثائق بنفس الحساب.
يمكن حفظ عقود الموردين، عروض الأسعار وغيرها من الوثائق في سجل الشركة المعنية. يمكن إنشاء مهام وتذكيرات لمواعيد انتهاء العقود أو الوثائق.
يمكن دعم قرارات الشراء من خلال تقييم معلومات مثل مدة التوريد، الأسعار وتاريخ التسليم.
نظّم عملية إعداد الطلب والتسليم
عند اعتماد طلب البيع يمكن تعيين مهمة تحضير لفريق المستودع أو العمليات. يمكن متابعة خطوات تحضير المنتجات، فحصها وإخراجها للتسليم بشكل منظّم.
يمكن تسجيل تاريخ التسليم المخطط له، عنوان التسليم وطريقة النقل للطلب. إذا كان هناك تسليم جزئي أو منتجات معلقة فيمكن إنشاء شرح ومهام متابعة.
عند اكتمال التسليم يمكن تحديث حالة الطلب وإرفاق الوثائق ذات الصلة بالسجل.
لا يعمل XtraCRM كوحدة مستقلة لتحسين المسارات أو كنظام تتبع مباشر للمركبات؛ لكنه يمكن استعماله لإدارة عملية التسليم التجارية، مهامها وسجلاتها.
نظّم إدارة الوكلاء والمناطق
يمكن تصنيف الوكلاء بحسب المنطقة، مجموعة العملاء، المسؤول عن المبيعات، حالة العقد وغيرها من المعلومات الخاصة.
يمكن متابعة إجراءات فتح الوكيل مثل الوثائق والعقود والتعريفات عبر قائمة تحقق. يمكن عرض المحادثات الخاصة، العروض، الطلبات والمهام الخاصة بالوكيل تحت نفس الحساب.
يمكن إعداد تقارير العملاء والطلبات حسب المنطقة أو ممثل المبيعات. يمكن إضافة الوكلاء غير النشطين أو الذين لم يقدموا طلبات لفترة طويلة إلى قوائم المتابعة.
شاهد فرص المبيعات المتكررة
يمكن تحديد الحسابات التي تقترب من فترة إعادة الطلب من خلال تقييم طلبات العميل السابقة وآخر تاريخ شراء.
يمكن تعيين مهام متابعة لمندوبي المبيعات لمنتجات الشراء المنتظمة. يمكن تخطيط جهود استعادة للعملاء الذين لم يقدموا طلبات لفترة طويلة.
يمكن إنشاء فرص لبيع منتجات تكميلية وعبر البيع بناءً على مجموعات المنتجات الحالية للعميل.
تابع عمليات الفوترة والتحصيل
يمكن ربط طلبات المبيعات المكتملة بعملية الفوترة. يمكن متابعة تاريخ الفاتورة والاستحقاق والعملات وحالة السداد من خلال السجلات المالية.
يمكن تعيين مهام لفريق المالية أو مسؤول العميل بخصوص المستحقات التي اقترب موعدها أو المتأخرة. يمكن الاحتفاظ بالمكالمات والمعلومات المتعلقة بالدفع التي قدمها العميل في سجل العميل.
وهكذا، يمكن لفريق المبيعات رؤية ليس فقط الطلبات ولكن أيضًا العملية المالية الجارية للعميل ضمن صلاحياتهم.
اجمع تواصل العميل في سجل واحد
يمكن عرض المكالمات الهاتفية، الرسائل الإلكترونية، محادثات واتساب، الملاحظات، العروض والمهام في سجل العميل ضمن الصلاحيات.
عندما يتواصل العميل مرة أخرى، يمكن رؤية العروض الجارية، الطلبات المفتوحة، آخر المحادثات والمتابعات المخططة. يمكن منع تقديم موظفين مختلفين لمعلومات متضاربة لنفس العميل.
يمكن ربط طلبات ما بعد البيع مثل الشكاوى، الإرجاع أو التسليم الناقص بالطلب المعني وتعيينها للفريق المسؤول.
وجه جهود المبيعات والتسويق
يمكن تصنيف العملاء حسب المنطقة، القطاع، المنتجات التي يشترونها، تكرار الطلبات أو مجموعة العملاء.
يمكن تخطيط حملات عبر البريد الإلكتروني، واتساب أو قنوات اتصال مسموح بها لمجموعات العملاء المناسبة. تُدار عمليات الإرسال والتواصل وفقًا لتفضيلات العميل وسياسات الشركة.
يمكن تعيين الطلبات الناتجة عن الحملة كفرص مبيعات جديدة لمندوبي المبيعات المعنيين.
حدد الصلاحيات وفقًا لتوزيع المهام
يمكن تعريف صلاحيات وصول وعمليات مختلفة لفِرق المبيعات، المخازن، المشتريات، المالية والإدارة.
مثلاً، يدير مندوبي المبيعات عملائهم وعروضهم، بينما يصل فريق المخازن إلى المنتجات والعمليات المخزنية. فريق المشتريات يدير الموردين وطلبات الشراء، أما الفريق المالي فتدير عمليات الفوترة والتحصيل.
يمكن إنشاء خطوات موافقة تتماشى مع هيكل الصلاحيات في شركتكم للخصومات، المصروفات أو العمليات التجارية المحددة.
أنشئ هيكلًا قابلاً للقياس للإدارة
يمكن متابعة فرص المبيعات الجديدة، العروض المعلقة، طلبات المبيعات المفتوحة، حالة المخزون، المشتريات المتأخرة، التسليمات القادمة وعمليات التحصيل عبر شاشات الإدارة.
يمكن تقييم المعلومات التالية بناءً على العميل أو الوكيل أو المنتج أو الفئة أو المنطقة أو مندوب المبيعات أو الفترة:
الطلبات الواردة وفرص المبيعات
معدل تحويل العروض إلى طلبات
حالة طلبات المبيعات
المبيعات بناءً على العميل والمنتج
العملاء الذين لم يقدموا طلبات لفترة طويلة
أسباب فقدان المبيعات
المخزونات الحالية والنقدية
طلبات الشراء المعلقة
تسليمات الموردين
التسليمات المخططة
حالة الفوترة والتحصيل
مهام ومتابعات فريق المبيعات
لا يجبر XtraCRM شركتك على نموذج مبيعات ثابت. يمكنك تنظيم سجلات العملاء والوكلاء، مراحل المبيعات، الحقول الخاصة، العروض، الطلبات، المخزونات، المشتريات والعمليات المالية وفقًا لترتيبك التجاري الخاص، مما يجعل العملية الكاملة من الطلب الأول للعميل إلى التسليم والتحصيل أكثر انتظامًا وقابلية للقياس والمتابعة.