卸売と流通
卸売および流通業における顧客関係は単なる受注にとどまりません。販売代理店および顧客の要求、見積もり、製品、販売注文、在庫状況、購買ニーズ、配送、請求書、回収を一括して管理する必要があります。
XtraCRMは、CRM、販売、製品、在庫、購買、財務、タスクおよびコミュニケーション機能を統合し、最初の顧客接触から受注配送および回収までの全商業プロセスを一元的に追跡します。
業界におけるプロセスはどのように進行するのか？
通常、プロセスは新規の販売代理店または顧客からの製品および価格の要望から始まります。顧客の要求した製品、数量、配送先、支払い方法および希望納期が決定されます。
これらの情報に基づき見積もりが作成され顧客に提示されます。価格、割引、製品数量、支払い条件の変更は協議過程で追跡されます。
見積もりが承認されると販売注文が作成されます。注文された製品の在庫状況が確認され、不足品については購買または調達プロセスが計画されます。製品が準備でき次第配送情報が決定され、注文が顧客に送付され財務プロセスが開始されます。
XtraCRMは御社の業務形態にどのように適応するのか？
各卸売会社の顧客グループ、製品構成、価格設定方法および注文承認プロセスは異なります。XtraCRMではカスタムフィールド、販売ステージ、タスクおよびワークフローを御社の既存の体制に合わせて構築できます。
販売プロセスを「新規要望、価格設定中、見積作成中、見積提示済、顧客承認、在庫確認、注文作成済、準備中、配送準備完了、配送済および請求済」の段階で構成できます。
販売代理店販売、法人顧客、輸出注文、プロジェクト販売、または定期的な製品供給のために、それぞれ異なるプロセスと専用フィールドを定義できます。
利用可能な顧客および販売代理店の専用フィールド
顧客または販売代理店の種類
地域および販売チャネル
担当営業担当者
税金および請求情報
配送先住所
顧客グループ
通貨
支払方法および支払期限
割引または価格設定グループ
リスクまたは与信限度額
配送方法
優先倉庫または配送ポイント
契約開始および終了日
最終注文および最終連絡日
顧客ステータス
特定製品またはブランドの好み
1つの顧客アカウントの下で複数の権限者、請求先住所、配送先住所を管理できます。
製品を体系的に管理する
製品はコード、名称、カテゴリ、単位およびその他の商用情報で登録できます。会社のニーズに応じて、ブランド、モデル、色、サイズ、箱の内容などの情報を専用フィールドで製品カードに追加できます。
製品に関連する書類、画像、説明は関連レコードと紐付けられます。これにより営業チームは顧客に対して最新で一貫した製品情報を提供できます。
異なる製品グループに対して異なる専用フィールドを定義し、必要な情報だけを表示できます。
顧客の要望を販売機会に変えましょう
電話、メール、ウェブサイト、広告、またはWhatsAppを通じての問い合わせはCRMで関連顧客と紐付けることができます。
要求された製品、数量、予算、決定日、納期の期待を記録できます。新しい機会は担当営業に割り当てられ、次の面談のためのタスクが作成されます。
長期間取引のない機会に対してリマインダーを設定できます。販売が成立しなかった場合、価格、在庫、支払い期限、納期、競合他社の選択などの失注理由を記録できます。
見積もりプロセスを管理する
顧客の要求した製品と数量に基づいて見積もりを作成できます。製品項目、価格、税金、割引、通貨、支払い条件を見積もり上で管理できます。
見積もりの作成、提示、修正、承認の各段階を記録できます。見積もりに変更があった際は最新の作業が顧客履歴とともに追跡可能です。
一定金額または割引率を超える見積もりに対しては、御社の承認権限に従った承認プロセスを設定できます。
販売注文を追跡する
承認された見積もりは販売注文に変換できます。注文には顧客情報、製品項目、数量、価格、注文日、納品日、配送方法などの情報を保持できます。
注文が準備中、一部準備済み、配送準備完了、完了、またはキャンセルなどの状態を追跡可能です。注文に関連するタスクは営業、倉庫、財務チームに割り当てられます。
ある顧客の過去の見積もりと注文は同じアカウントから閲覧できます。これにより営業チームは顧客が以前にどの製品を、どの数量で、どの期間に購入したかを評価できます。
在庫と倉庫の状態を監視する
製品の現在の在庫と倉庫の動きを追跡できます。販売注文の製品の在庫状況を評価し、準備すべき数量を確認できます。
異なる倉庫を使用している場合、製品がどの在庫エリアにあるかを把握できます。在庫の入出庫や移動の履歴が記録されます。
在庫が臨界レベルに近づく、または不足する製品を特定し、購買プロセスのために担当者にタスクを割り当てられます。
購買と調達プロセスを管理する
在庫にない、または再調達が必要な製品に対して購買注文を作成できます。サプライヤー、製品、数量、価格、通貨、期待納品日を管理可能です。
販売注文の履行のために行われた購買取引は、関連する製品および運用記録とともに評価できます。
サプライヤーの納品状況、遅延している製品、および受領した数量を追跡できます。これにより、営業チームは顧客により現実的な納期情報を提供できます。
サプライヤー記録を一元管理
サプライヤーは企業記録として管理できます。連絡先情報、担当者、購入製品、注文、見積もり、ドキュメントは同一アカウントに紐づけられます。
サプライヤー契約、価格見積もり、その他の書類は該当企業の記録に保存できます。契約または文書の終了日にはタスクやリマインダーを設定できます。
調達期間、価格、納品履歴などの情報を評価して購買決定を支援できます。
注文準備および納品プロセスを整備しましょう
販売注文が承認されると、倉庫または運用チームに準備タスクを割り当てることができます。製品の準備、検査、出荷までの作業工程を追跡可能です。
注文の予定納期、納品先住所、輸送方法を記録できます。部分納品や保留中の商品がある場合は説明および追跡タスクを作成できます。
納品完了時に注文状況を更新し、関連書類を記録に追加できます。
XtraCRMは単独で自動ルート最適化やリアルタイム車両追跡システムとしては機能しませんが、納品の商業プロセス、タスク、記録の管理に使用できます。
代理店および地区管理を構築しましょう
代理店は地区、顧客グループ、営業担当者、契約状況、その他の特別情報で分類できます。
代理店開設に必要な書類、契約、登録手続きをチェックリストで管理できます。代理店固有の面談、見積もり、注文、タスクは同じアカウントで表示可能です。
地区または営業担当別に顧客および注文レポートを作成できます。非アクティブまたは長期間注文のない代理店は追跡リストに追加可能です。
繰り返し発生する販売機会を把握
顧客の過去の注文や最終購入日を評価し、再注文時期が近いアカウントを特定できます。
定期購入製品に対して営業担当者にフォローアップタスクを割り当てられます。長期間注文のない顧客向けに再獲得施策を計画できます。
顧客の既存の製品グループに基づいて、補完製品およびクロスセリングの機会を作成できます。
請求および回収プロセスを追跡します
完了した販売注文は請求プロセスに関連付けることができます。請求日、期日、通貨、支払い状況は財務記録から追跡可能です。
期日が近いまたは遅れている債権については、財務部門または顧客担当者にタスクを割り当てることができます。会話内容や顧客からの支払い情報は顧客履歴に保持できます。
これにより、営業チームは注文のみならず、権限の範囲内で顧客の進行中の財務プロセスも見ることができます。
顧客とのコミュニケーションを一元管理
電話、メール、WhatsAppのやりとり、メモ、見積もり、タスクは権限に応じて顧客履歴で表示できます。
顧客が再度連絡した際に、進行中の見積もり、未処理の注文、最後のやりとり、予定されているフォローアップを確認できます。異なる担当者が同一顧客に矛盾した情報を提供することを防げます。
苦情、返品、欠品などのアフターセールス要求は関連する注文に紐づけて責任チームに割り当てられます。
販売およびマーケティング活動をターゲット化
顧客は地域、業界、購入製品、注文頻度、顧客グループなどの情報で分類できます。
適切な顧客グループに対しては、メール、WhatsApp、その他の許可された通信チャネルでキャンペーンを計画できます。送信やコミュニケーションは顧客の好みと会社の方針に従って実施されます。
キャンペーン後に発生したニーズは新たな販売機会として該当の営業担当者に割り当てられます。
権限を役割分担に応じて設定
営業、倉庫、購買、財務、管理チームに対して異なるアクセス権および操作権限を設定できます。
例えば営業担当者は自分の顧客と見積もりを管理し、倉庫チームは製品と在庫処理にアクセスできます。購買チームはサプライヤーと購買注文を、財務チームは請求および回収プロセスを管理します。
割引、経費、特定の商取引について、会社の権限構造に合った承認ステップを作成できます。
管理のために測定可能な仕組みを構築
管理画面では新しい販売機会、保留中の見積もり、未処理の販売注文、在庫状況、遅れている購買、近づく納品、および回収プロセスを監視できます。
顧客、代理店、製品、カテゴリー、地域、営業担当者、または期間別に以下の情報を評価できます:
受注要求と販売機会
見積もりの注文への転換率
販売注文の状況
顧客および製品別の販売
長期間注文していない顧客
失注の理由
現在および重要な在庫
保留中の購買注文
仕入先の納品
予定されている納品
請求および回収状況
営業チームの業務とフォローアップ
XtraCRMは、御社を固定の販売モデルに縛りません。顧客および代理店の登録、販売段階、カスタムフィールド、見積もり、注文、在庫、購買、財務プロセスを御社の商習慣に合わせて構築し、最初の顧客要求から納品および回収までの全プロセスをより整然と、測定可能で追跡可能にできます。