Toptan Satış ve Dağıtım
Toptan satış ve dağıtım sektöründe müşteri ilişkileri yalnızca sipariş almaktan ibaret değildir. Bayi ve müşteri talepleri, teklifler, ürünler, satış siparişleri, stok durumu, satın alma ihtiyaçları, teslimatlar, faturalar ve tahsilatlar birlikte yönetilmelidir.
XtraCRM; CRM, satış, ürün, stok, satın alma, finans, görev ve iletişim özelliklerini bir araya getirerek ilk müşteri görüşmesinden sipariş teslimi ve tahsilata kadar bütün ticari sürecin tek merkezden takip edilmesini sağlar.
Sektörde süreç nasıl işler?
Süreç genellikle yeni bir bayi veya müşteriden gelen ürün ve fiyat talebiyle başlar. Müşterinin talep ettiği ürünler, miktarlar, teslimat adresi, ödeme şekli ve istenen teslim tarihi belirlenir.
Bu bilgilere göre teklif hazırlanır ve müşteriye sunulur. Fiyat, indirim, ürün miktarı veya ödeme koşullarında yapılan değişiklikler görüşme sürecinde takip edilir.
Teklif kabul edildiğinde satış siparişi oluşturulur. Sipariş edilen ürünlerin stok durumu kontrol edilir; eksik ürünler için satın alma veya tedarik süreci planlanır. Ürünler hazır olduğunda teslimat bilgileri belirlenir, sipariş müşteriye gönderilir ve finansal süreç başlatılır.
XtraCRM firmanızın çalışma şekline nasıl uyarlanır?
Her toptan satış firmasının müşteri grupları, ürün yapısı, fiyatlandırma yöntemi ve sipariş onay süreci farklıdır. XtraCRM’de özel alanlar, satış aşamaları, görevler ve iş akışları firmanızın mevcut düzenine göre yapılandırılabilir.
Satış sürecinizi “Yeni Talep, Fiyatlandırılıyor, Teklif Hazırlanıyor, Teklif Sunuldu, Müşteri Onayı, Stok Kontrolü, Sipariş Oluşturuldu, Hazırlanıyor, Teslimata Hazır, Teslim Edildi ve Faturalandırıldı” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Bayi satışı, kurumsal müşteri, ihracat siparişi, proje satışı veya düzenli ürün tedariği için birbirinden farklı süreçler ve özel alanlar tanımlayabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz müşteri ve bayi özel alanları
Müşteri veya bayi türü
Bölge ve satış kanalı
Sorumlu satış temsilcisi
Vergi ve fatura bilgileri
Teslimat adresleri
Müşteri grubu
Para birimi
Ödeme şekli ve vadesi
İskonto veya fiyatlandırma grubu
Risk veya çalışma limiti
Sevkiyat yöntemi
Tercih edilen depo veya teslimat noktası
Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi
Son sipariş ve son görüşme tarihi
Müşteri durumu
Özel ürün veya marka tercihleri
Bir müşteriye ait birden fazla yetkili kişi, fatura adresi ve teslimat adresi aynı hesap altında yönetilebilir.
Ürünlerinizi düzenli bir yapıda yönetin
Ürünler kod, ad, kategori, birim ve diğer ticari bilgilerle kaydedilebilir. Firmanızın ihtiyaç duyduğu marka, model, renk, ölçü, koli içeriği veya benzeri bilgiler özel alanlarla ürün kartına eklenebilir.
Ürünlere ait dokümanlar, görseller ve açıklamalar ilgili kayıtlarla ilişkilendirilebilir. Böylece satış ekipleri müşteriye ürün hakkında güncel ve tutarlı bilgi verebilir.
Farklı ürün grupları için farklı özel alanlar tanımlanarak yalnızca gerekli bilgilerin gösterilmesi sağlanabilir.
Müşteri taleplerini satış fırsatına dönüştürün
Telefon, e-posta, internet sitesi, reklam veya WhatsApp üzerinden gelen talepler CRM’de ilgili müşteriyle ilişkilendirilebilir.
Talep edilen ürünler, miktarlar, bütçe, karar tarihi ve teslimat beklentisi kayıt altına alınabilir. Yeni fırsat ilgili satış temsilcisine atanabilir ve bir sonraki görüşme için görev oluşturulabilir.
Uzun süre işlem yapılmayan fırsatlar için hatırlatma tanımlanabilir. Satış gerçekleşmediğinde fiyat, stok, vade, teslimat veya rakip tercihi gibi kayıp nedenleri kaydedilebilir.
Teklif süreçlerini yönetin
Müşterinin talep ettiği ürün ve miktarlara göre teklif oluşturulabilir. Ürün kalemleri, fiyatlar, vergiler, indirimler, para birimi ve ödeme koşulları teklif üzerinde takip edilebilir.
Teklifin hazırlanma, müşteriye sunulma, revizyon ve onay aşamaları kayıt altında tutulabilir. Teklif üzerinde değişiklik yapıldığında güncel çalışma müşteri geçmişiyle birlikte izlenebilir.
Belirli tutarın veya iskonto oranının üzerindeki teklifler için şirketinizin yetki düzenine göre onay süreci oluşturabilirsiniz.
Satış siparişlerini takip edin
Onaylanan teklifler satış siparişine dönüştürülebilir. Siparişte müşteri, ürün kalemleri, miktarlar, fiyatlar, sipariş tarihi, teslimat tarihi ve taşıma yöntemi gibi bilgiler tutulabilir.
Siparişin hazırlanıyor, kısmen hazır, teslimata hazır, tamamlandı veya iptal edildi gibi durumları takip edilebilir. Siparişle ilgili görevler satış, depo ve finans ekiplerine atanabilir.
Bir müşterinin geçmiş teklif ve siparişleri aynı hesap üzerinden görüntülenebilir. Böylece satış ekibi müşterinin daha önce hangi ürünleri, hangi miktarlarda ve hangi dönemlerde satın aldığını değerlendirebilir.
Stok ve depo durumunu izleyin
Ürünlerin mevcut stokları ve depo hareketleri takip edilebilir. Satış siparişindeki ürünlerin stok durumu değerlendirilerek hazırlanması gereken miktarlar görülebilir.
Farklı depolar kullanılıyorsa ürünlerin hangi stok alanında bulunduğu izlenebilir. Stok girişleri, çıkışları ve transfer işlemleri kayıt altına alınabilir.
Kritik seviyeye yaklaşan veya yetersiz kalan ürünler belirlenerek satın alma süreci için ilgili personele görev oluşturulabilir.
Satın alma ve tedarik süreçlerini yönetin
Stokta bulunmayan veya yeniden tedarik edilmesi gereken ürünler için satın alma siparişleri oluşturulabilir. Tedarikçi, ürün, miktar, fiyat, para birimi ve beklenen teslim tarihi takip edilebilir.
Bir satış siparişinin karşılanması için yapılan satın alma işlemleri ilgili ürün ve operasyon kayıtlarıyla birlikte değerlendirilebilir.
Tedarikçinin teslimat durumu, geciken ürünler ve teslim alınan miktarlar izlenebilir. Böylece satış ekibi müşteriye daha gerçekçi teslimat bilgisi verebilir.
Tedarikçi kayıtlarını tek merkezde tutun
Tedarikçiler firma kayıtları olarak yönetilebilir. İletişim bilgileri, yetkili kişiler, satın alınan ürünler, siparişler, teklifler ve dokümanlar aynı hesapla ilişkilendirilebilir.
Tedarikçi sözleşmeleri, fiyat teklifleri ve diğer belgeler ilgili firma kaydında saklanabilir. Sözleşme veya belge bitiş tarihleri için görev ve hatırlatmalar oluşturulabilir.
Tedarik süresi, fiyat ve teslimat geçmişi gibi bilgiler değerlendirilerek satın alma kararları desteklenebilir.
Sipariş hazırlama ve teslimat sürecini düzenleyin
Satış siparişi onaylandığında depo veya operasyon ekibine hazırlama görevi atanabilir. Ürünlerin hazırlanması, kontrol edilmesi ve teslimata çıkarılması iş adımları halinde takip edilebilir.
Sipariş için planlanan teslim tarihi, teslimat adresi ve taşıma yöntemi kaydedilebilir. Kısmi teslimat veya bekleyen ürün bulunuyorsa açıklama ve takip görevleri oluşturulabilir.
Teslimat tamamlandığında sipariş durumu güncellenebilir ve ilgili belgeler kayda eklenebilir.
XtraCRM kendi başına otomatik rota optimizasyonu veya canlı araç takip sistemi olarak çalışmaz; teslimatın ticari sürecini, görevlerini ve kayıtlarını yönetmek için kullanılabilir.
Bayi ve bölge yönetimini yapılandırın
Bayiler; bölge, müşteri grubu, satış sorumlusu, sözleşme durumu ve diğer özel bilgilerle sınıflandırılabilir.
Bayi açılışı için gerekli belge, sözleşme ve tanımlama işlemleri kontrol listesiyle takip edilebilir. Bayiye özel görüşmeler, teklifler, siparişler ve görevler aynı hesap altında görüntülenebilir.
Bölge veya satış temsilcisi bazında müşteri ve sipariş raporları oluşturulabilir. Aktif olmayan veya uzun süredir sipariş vermeyen bayiler takip listelerine alınabilir.
Tekrarlayan satış fırsatlarını görün
Müşterinin geçmiş siparişleri ve son satın alma tarihi değerlendirilerek yeniden sipariş dönemi yaklaşan hesaplar belirlenebilir.
Düzenli satın alınan ürünler için satış temsilcisine takip görevi atanabilir. Uzun süredir sipariş vermeyen müşteriler için yeniden kazanım çalışmaları planlanabilir.
Müşterinin mevcut ürün gruplarına göre tamamlayıcı ürün ve çapraz satış fırsatları oluşturulabilir.
Faturalandırma ve tahsilat süreçlerini takip edin
Tamamlanan satış siparişleri faturalandırma süreciyle ilişkilendirilebilir. Fatura tarihi, vade, para birimi ve ödeme durumu finans kayıtları üzerinden takip edilebilir.
Vadesi yaklaşan veya geciken alacaklar için finans ya da müşteri sorumlusuna görev atanabilir. Yapılan görüşmeler ve müşterinin verdiği ödeme bilgileri müşteri geçmişinde tutulabilir.
Böylece satış ekibi yalnızca siparişleri değil, yetkileri çerçevesinde müşterinin devam eden finansal sürecini de görebilir.
Müşteri iletişimini tek geçmişte toplayın
Telefon görüşmeleri, e-postalar, WhatsApp yazışmaları, notlar, teklifler ve görevler yetkiler dâhilinde müşteri geçmişinde görüntülenebilir.
Müşteri tekrar iletişime geçtiğinde devam eden teklifleri, açık siparişleri, son görüşmeleri ve planlanan takipleri görülebilir. Farklı çalışanların aynı müşteriye çelişkili bilgi vermesi önlenebilir.
Şikâyet, iade veya eksik teslimat gibi satış sonrası talepler ilgili siparişle ilişkilendirilerek sorumlu ekibe atanabilir.
Satış ve pazarlama çalışmalarını hedefleyin
Müşteriler bölge, sektör, satın aldığı ürünler, sipariş sıklığı veya müşteri grubu gibi bilgilere göre sınıflandırılabilir.
Uygun müşteri grupları için e-posta, WhatsApp veya diğer izinli iletişim kanalları üzerinden kampanyalar planlanabilir. Gönderim ve iletişim süreçleri müşterinin tercihleri ve şirket politikaları doğrultusunda yürütülebilir.
Kampanya sonrasında oluşan talepler yeni satış fırsatları olarak ilgili satış temsilcilerine atanabilir.
Yetkileri görev dağılımına göre belirleyin
Satış, depo, satın alma, finans ve yönetim ekipleri için farklı erişim ve işlem yetkileri tanımlanabilir.
Örneğin satış temsilcileri kendi müşteri ve tekliflerini yönetirken depo ekibi ürün ve stok işlemlerine erişebilir. Satın alma ekibi tedarikçi ve satın alma siparişlerini, finans ekibi ise fatura ve tahsilat süreçlerini yönetebilir.
İskonto, gider veya belirli ticari işlemler için firmanızın yetki yapısına uygun onay adımları oluşturulabilir.
Yönetim için ölçülebilir bir yapı oluşturun
Yönetim ekranlarında yeni satış fırsatları, bekleyen teklifler, açık satış siparişleri, stok durumu, geciken satın almalar, yaklaşan teslimatlar ve tahsilat süreçleri izlenebilir.
Müşteri, bayi, ürün, kategori, bölge, satış temsilcisi veya dönem bazında aşağıdaki bilgiler değerlendirilebilir:
Gelen talepler ve satış fırsatları
Tekliflerin siparişe dönüşme oranı
Satış siparişlerinin durumu
Müşteri ve ürün bazlı satışlar
Uzun süredir sipariş vermeyen müşteriler
Kayıp satış nedenleri
Mevcut ve kritik stoklar
Bekleyen satın alma siparişleri
Tedarikçi teslimatları
Planlanan teslimatlar
Faturalandırma ve tahsilat durumu
Satış ekibinin görev ve takipleri
XtraCRM, firmanızı sabit bir satış modeline zorlamaz. Müşteri ve bayi kayıtlarını, satış aşamalarını, özel alanları, teklifleri, siparişleri, stokları, satın almaları ve finans süreçlerini kendi ticari düzeninize göre yapılandırarak ilk müşteri talebinden teslimat ve tahsilata kadar bütün süreci daha düzenli, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirebilirsiniz.