Venda Atacadista e Distribuição
No setor de venda atacadista e distribuição, o relacionamento com o cliente não se resume a receber pedidos. As solicitações de revendedores e clientes, propostas, produtos, pedidos de venda, situação do estoque, necessidades de compra, entregas, faturas e cobranças devem ser gerenciados de forma integrada.
O XtraCRM integra recursos de CRM, vendas, produtos, estoque, compras, finanças, tarefas e comunicação, permitindo o acompanhamento de todo o processo comercial desde o primeiro contato com o cliente até a entrega do pedido e a cobrança, tudo em um único centro.
Como funciona o processo no setor?
O processo geralmente começa com uma solicitação de produto e preço de um novo revendedor ou cliente. Define-se os produtos solicitados, quantidades, endereço de entrega, forma de pagamento e data desejada para entrega.
Com base nessas informações, uma proposta é preparada e apresentada ao cliente. As alterações nos preços, descontos, quantidades de produtos ou condições de pagamento são acompanhadas durante o processo de negociação.
Quando a proposta é aceita, o pedido de venda é criado. A situação do estoque dos produtos pedidos é verificada; para os produtos em falta, planeja-se o processo de compra ou fornecimento. Quando os produtos estão prontos, são definidas as informações de entrega, o pedido é enviado ao cliente e o processo financeiro é iniciado.
Como o XtraCRM se adapta ao modo de trabalho da sua empresa?
Cada empresa de venda atacadista tem grupos de clientes, estrutura de produtos, métodos de precificação e processos de aprovação de pedidos diferentes. No XtraCRM, campos personalizados, etapas de venda, tarefas e fluxos de trabalho podem ser configurados conforme o arranjo atual da sua empresa.
Você pode estruturar seu processo de venda nas fases “Nova Solicitação, Precificação, Proposta Preparada, Proposta Apresentada, Aprovação do Cliente, Verificação de Estoque, Pedido Criado, Preparando, Pronto para Entrega, Entregue e Faturado.”
Você pode definir processos diferentes e campos especiais para venda a revendedores, clientes corporativos, pedidos de exportação, venda por projeto ou fornecimento regular de produtos.
Campos especiais para clientes e revendedores que você pode usar
Tipo de cliente ou revendedor
Região e canal de vendas
Representante de vendas responsável
Informações fiscais e de faturamento
Endereços de entrega
Grupo de clientes
Moeda
Forma e prazo de pagamento
Grupo de desconto ou precificação
Limite de risco ou de trabalho
Método de envio
Depósito ou ponto de entrega preferido
Data de início e fim do contrato
Data do último pedido e último contato
Status do cliente
Preferências de produtos ou marcas específicas
Várias pessoas autorizadas, endereços de faturamento e endereços de entrega de um cliente podem ser gerenciados sob a mesma conta.
Gerencie seus produtos de forma organizada
Produtos podem ser registrados com código, nome, categoria, unidade e outras informações comerciais. Informações como marca, modelo, cor, medida, conteúdo da caixa ou similares podem ser adicionadas ao cartão do produto através de campos especiais conforme a necessidade da sua empresa.
Documentos, imagens e descrições relacionadas aos produtos podem ser vinculados aos registros correspondentes. Assim, as equipes de vendas podem fornecer aos clientes informações atualizadas e consistentes sobre os produtos.
Definindo campos especiais diferentes para grupos de produtos distintos, é possível mostrar apenas as informações necessárias.
Transforme as demandas dos clientes em oportunidades de venda
Solicitações feitas por telefone, e-mail, site, publicidade ou WhatsApp podem ser associadas ao cliente correspondente no CRM.
Os produtos solicitados, quantidades, orçamento, data de decisão e expectativa de entrega podem ser registrados. A nova oportunidade pode ser atribuída ao representante de vendas responsável e uma tarefa pode ser criada para a próxima interação.
Lembretes podem ser configurados para oportunidades que não apresentaram movimentação por um longo período. Se a venda não for efetuada, motivos da perda como preço, estoque, prazo, entrega ou preferência do concorrente podem ser registrados.
Gerencie os processos de proposta
É possível criar propostas conforme os produtos e quantidades solicitadas pelo cliente. Itens do produto, preços, impostos, descontos, moeda e condições de pagamento podem ser acompanhados na proposta.
As etapas de preparação, apresentação ao cliente, revisão e aprovação da proposta podem ser registradas. Quando há alterações na proposta, a versão atualizada pode ser monitorada junto ao histórico do cliente.
Para propostas acima de determinado valor ou percentual de desconto, você pode criar processos de aprovação conforme a hierarquia de autorização da sua empresa.
Acompanhe os pedidos de venda
Propostas aprovadas podem ser convertidas em pedidos de venda. Informações como cliente, itens do produto, quantidades, preços, data do pedido, data de entrega e método de transporte podem ser registradas no pedido.
É possível acompanhar o status do pedido, como em preparação, parcialmente pronto, pronto para entrega, concluído ou cancelado. Tarefas relacionadas ao pedido podem ser atribuídas às equipes de vendas, estoque e finanças.
Históricos de propostas e pedidos de um cliente podem ser visualizados na mesma conta. Assim, a equipe de vendas pode avaliar quais produtos, em quais quantidades e períodos o cliente comprou anteriormente.
Monitore status de estoque e depósito
Estoques disponíveis e movimentações de depósito dos produtos podem ser acompanhados. A situação do estoque dos itens do pedido de venda é avaliada para identificar as quantidades a serem preparadas.
Se diferentes depósitos são utilizados, é possível controlar em qual área de estoque os produtos se encontram. Entradas, saídas e transferências de estoque podem ser registradas.
Produtos que se aproximam de níveis críticos ou que estão insuficientes podem ser identificados e tarefas podem ser criadas para o responsável pelo processo de compra.
Gerencie processos de compra e fornecimento
Pedidos de compra podem ser criados para produtos não disponíveis em estoque ou que necessitam reabastecimento. Fornecedor, produto, quantidade, preço, moeda e data prevista de entrega podem ser monitorados.
As compras realizadas para atender a um pedido de venda podem ser avaliadas juntamente com os registros relacionados dos produtos e operações.
O status de entrega do fornecedor, produtos atrasados e quantidades recebidas podem ser monitorados. Assim, a equipe de vendas pode fornecer informações de entrega mais realistas ao cliente.
Mantenha registros de fornecedores em um único centro
Os fornecedores podem ser gerenciados como registros de empresas. Informações de contato, pessoas autorizadas, produtos adquiridos, pedidos, cotações e documentos podem ser vinculados à mesma conta.
Contratos de fornecedores, propostas de preços e outros documentos podem ser armazenados no registro da empresa correspondente. Tarefas e lembretes podem ser criados para datas de término de contratos ou documentos.
Informações como tempo de fornecimento, preços e histórico de entregas podem ser avaliadas para apoiar decisões de compra.
Organize o processo de preparação e entrega de pedidos
Quando um pedido de venda é aprovado, uma tarefa de preparação pode ser atribuída ao depósito ou equipe operacional. As etapas de preparação, verificação e envio dos produtos podem ser acompanhadas como etapas de trabalho.
A data prevista de entrega, endereço de entrega e método de transporte podem ser registrados. Se houver entrega parcial ou produtos pendentes, explicações e tarefas de acompanhamento podem ser criadas.
Quando a entrega é concluída, o status do pedido pode ser atualizado e os documentos relevantes anexados ao registro.
O XtraCRM não funciona sozinho como um sistema automático de otimização de rotas ou acompanhamento ao vivo de veículos; pode ser usado para gerenciar o processo comercial, tarefas e registros relacionados à entrega.
Configure a gestão de revendedores e regiões
Revendedores podem ser classificados por região, grupo de clientes, responsável de vendas, status do contrato e outras informações específicas.
Documentos, contratos e processos de identificação necessários para abertura de revendedores podem ser acompanhados com uma lista de verificação. Negociações, cotações, pedidos e tarefas específicas do revendedor podem ser visualizados sob a mesma conta.
Relatórios de clientes e pedidos podem ser gerados por região ou representante de vendas. Revendedores inativos ou que não realizam pedidos há muito tempo podem ser adicionados a listas de acompanhamento.
Visualize oportunidades de vendas recorrentes
Contas com períodos de reordenamento próximos podem ser identificadas avaliando os pedidos anteriores do cliente e a última data de compra.
Tarefas de acompanhamento podem ser atribuídas ao representante de vendas para produtos adquiridos regularmente. Planos de recuperação podem ser elaborados para clientes que não fazem pedidos há muito tempo.
Podem ser criadas oportunidades de produtos complementares e vendas cruzadas conforme os grupos de produtos existentes do cliente.
Acompanhe os processos de faturamento e cobrança
Pedidos de venda concluídos podem ser vinculados ao processo de faturamento. Data da fatura, vencimento, moeda e status do pagamento podem ser acompanhados pelos registros financeiros.
Para contas a receber próximas do vencimento ou atrasadas, tarefas podem ser atribuídas ao financeiro ou responsável pelo cliente. As conversas realizadas e as informações de pagamento fornecidas pelo cliente podem ser armazenadas no histórico do cliente.
Assim, a equipe de vendas pode acompanhar não apenas os pedidos, mas também o processo financeiro contínuo do cliente dentro de suas permissões.
Centralize a comunicação do cliente em um único histórico
Chamadas telefônicas, e-mails, mensagens WhatsApp, notas, propostas e tarefas podem ser visualizadas no histórico do cliente conforme as permissões.
Quando o cliente entrar em contato novamente, as propostas em andamento, pedidos abertos, últimas conversas e acompanhamentos planejados podem ser visualizados. Isso evita que diferentes funcionários forneçam informações conflitantes ao mesmo cliente.
Reclamações, devoluções ou entregas incompletas podem ser vinculadas ao pedido correspondente e atribuídas à equipe responsável.
Direcione os esforços de vendas e marketing
Clientes podem ser classificados por região, setor, produtos adquiridos, frequência de pedidos ou grupo de clientes.
Campanhas podem ser planejadas por e-mail, WhatsApp ou outros canais de comunicação permitidos para grupos de clientes apropriados. Os processos de envio e comunicação seguem as preferências do cliente e as políticas da empresa.
Demandas geradas após campanhas podem ser atribuídas aos respectivos representantes de vendas como novas oportunidades de venda.
Defina permissões conforme a distribuição de tarefas
Podem ser definidas permissões diferentes de acesso e operação para equipes de vendas, almoxarifado, compras, financeiro e gestão.
Por exemplo, representantes de vendas gerenciam seus próprios clientes e propostas; equipe de almoxarifado acessa produtos e estoque; equipe de compras gerencia fornecedores e pedidos; equipe financeira controla faturas e cobranças.
Podem ser criadas etapas de aprovação conforme a estrutura de autorizações da empresa para descontos, despesas ou certas operações comerciais.
Crie uma estrutura mensurável para a gestão
Nos painéis de gestão, podem ser monitoradas novas oportunidades de venda, propostas pendentes, pedidos de venda abertos, status do estoque, compras atrasadas, entregas próximas e processos de cobrança.
As seguintes informações podem ser avaliadas com base em cliente, revendedor, produto, categoria, região, representante de vendas ou período:
Solicitações recebidas e oportunidades de vendas
Taxa de conversão de propostas em pedidos
Status dos pedidos de venda
Vendas por cliente e produto
Clientes que não fazem pedidos há muito tempo
Razões para vendas perdidas
Estoque atual e crítico
Pedidos de compra pendentes
Entregas de fornecedores
Entregas planejadas
Status de faturamento e cobrança
Tarefas e acompanhamentos da equipe de vendas
O XtraCRM não força sua empresa a um modelo fixo de vendas. Você pode estruturar os registros de clientes e revendedores, etapas de vendas, campos personalizados, propostas, pedidos, estoques, compras e processos financeiros de acordo com seu próprio sistema comercial, tornando todo o processo desde a primeira solicitação do cliente até a entrega e cobrança mais organizado, mensurável e acompanhável.