批发与分销
在批发与分销行业，客户关系不仅仅是接收订单。经销商和客户的需求、报价、产品、销售订单、库存状况、采购需求、交付、发票与收款需要共同管理。
XtraCRM将CRM、销售、产品、库存、采购、财务、任务和通讯功能整合，实现从首次客户接触到订单交付与收款，整个商业流程的集中跟踪管理。
行业中的流程是如何运作的？
流程通常从新经销商或客户提出产品和价格需求开始。确定客户所需产品、数量、交付地址、付款方式及期望交货日期。
根据这些信息准备报价并提交给客户。在沟通过程中，跟踪价格、折扣、产品数量或付款条件的更改。
当报价被接受后，创建销售订单。检查所订购产品的库存状况；对于缺货产品，规划采购或供应流程。产品准备完毕后，确定交货信息，将订单发送客户，并启动财务流程。
XtraCRM如何适应贵公司的工作方式？
每家批发销售公司的客户群、产品结构、定价方法及订单审批流程各不相同。XtraCRM中的自定义字段、销售阶段、任务和工作流程可以根据贵公司现有的制度进行配置。
您的销售流程可以由“新需求、定价中、准备报价、报价提交、客户批准、库存检查、创建订单、准备中、准备交付、已交付及已开票”各阶段组成。
您可以为经销商销售、企业客户、出口订单、项目销售或定期产品供应定义不同的流程和专用字段。
您可以使用的客户和经销商专用字段
客户或经销商类型
区域和销售渠道
负责人销售代表
税务和发票信息
送货地址
客户群体
货币
支付方式和期限
折扣或定价组
风险或信用额度
发货方式
首选仓库或交付点
合同起止日期
最近订单和最后联系日期
客户状态
特定产品或品牌偏好
一个客户下可以管理多个授权联系人、发票地址和送货地址，均在同一个账户下。
以有序结构管理您的产品
产品可按代码、名称、类别、单位及其他商业信息进行记录。贵公司所需的品牌、型号、颜色、尺寸、包装内容或类似信息可通过专用字段添加至产品卡片。
产品相关的文档、图片及说明可与相关记录关联。这样销售团队可向客户提供最新且一致的产品信息。
针对不同产品组定义不同的专用字段，确保仅显示必要的信息。
将客户需求转化为销售机会
通过电话、电子邮件、网站、广告或WhatsApp收到的请求可在CRM中与相关客户关联。
可记录所需产品、数量、预算、决策日期和交付期望。新的商机可以分配给相关销售代表，并为下一次会面创建任务。
对于长时间未处理的商机，可以设置提醒。销售未成交时，可以记录价格、库存、期限、交货或竞争对手选择等流失原因。
管理报价流程
可根据客户需求的产品和数量创建报价。产品项目、价格、税费、折扣、货币和付款条件可在报价中跟踪。
报价的准备、向客户展示、修订和批准阶段均可记录。报价修改时，最新进展可连同客户历史一同跟踪。
对于超过特定金额或折扣率的报价，您可以根据贵公司的权限制度设置审批流程。
跟踪销售订单
经批准的报价可转为销售订单。订单中可包含客户、产品项目、数量、价格、订单日期、交货日期及运输方式等信息。
可跟踪订单状态，如准备中、部分准备、准备发货、完成或取消。相关任务可分配给销售、仓库和财务团队。
可通过同一账户查看客户的历史报价和订单。销售团队据此评估客户以往购买的产品、数量及时间。
监控库存及仓库状况
可追踪产品当前库存和仓库动态。根据销售订单中的产品库存情况，可了解需准备的数量。
如果使用多个仓库，可监控产品所在的库存区域。库存的入库、出库和调拨操作均可记录。
可识别接近临界水平或库存不足的产品，并为采购流程相关人员创建任务。
管理采购及供应流程
可为缺货或需补充的产品创建采购订单。供应商、产品、数量、价格、货币及预计交货日期均可跟踪。
为了满足销售订单，采购活动可以与相关的产品和运营记录一起进行评估。
可以监控供应商的交付状态、延迟产品和已接收数量。这样销售团队能够向客户提供更真实的交货信息。
将供应商记录集中管理
供应商可以作为公司记录进行管理。联系信息、负责人、采购产品、订单、报价和文件都可以关联到同一账户。
供应商合同、价格报价和其他文件可存储在相关公司记录中。可为合同或文件的到期日期创建任务和提醒。
通过评估供应周期、价格和交付历史等信息支持采购决策。
规范订单准备和交付流程
销售订单确认后，可以分配仓库或运营团队准备任务。产品的准备、检查和出货可作为工作步骤进行跟踪。
可记录订单计划的交货日期、送货地址和运输方式。如存在部分交付或待交付产品，可创建备注和跟踪任务。
交付完成后，订单状态可更新，并将相关文件添加至记录中。
XtraCRM自身不提供自动路径优化或实时车辆跟踪；但可用于管理交货的商业流程、任务和记录。
配置经销商和区域管理
经销商可按地区、客户群、销售负责人、合同状态及其他特定信息进行分类。
经销商开设所需的文件、合同和定义流程可通过检查清单跟踪。专属的会谈、报价、订单和任务可在同一账户下查看。
可按区域或销售代表生成客户和订单报告。非活跃或长时间未订货的经销商可列入跟进列表。
查看重复销售机会
基于客户过去的订单和最后购买日期，确定即将进入重复订购周期的账户。
对于定期采购的产品，可指派销售代表跟进任务。对于长时间未下单的客户，可计划重新获得客户的活动。
可以根据客户现有的产品组合创建补充产品和交叉销售机会。
跟踪开票和收款流程
完成的销售订单可以与开票流程关联。发票日期、到期日、货币和付款状态可以通过财务记录进行跟踪。
对于即将到期或逾期的应收账款，可以指派任务给财务或客户负责人。客户的付款信息和沟通记录可以保存在客户历史中。
这样销售团队不仅可以看到订单，还能在权限范围内查看客户的持续财务流程。
将客户沟通集中到唯一的历史记录中
电话通话、电子邮件、WhatsApp聊天记录、笔记、报价和任务均可在客户历史中查看，权限范围内。
当客户再次联系时，可以查看持续的报价、未完成订单、最近的沟通和计划的跟进。避免不同员工向同一客户提供矛盾的信息。
售后请求如投诉、退货或缺货等可与相关订单关联并分配给责任团队。
针对销售和市场活动设定目标
客户可以根据区域、行业、购买的产品、订单频率或客户群体等信息进行分类。
可以针对合适的客户群，通过电子邮件、WhatsApp或其他许可的通信渠道策划活动。发送和沟通过程按照客户偏好和公司政策执行。
活动后产生的需求可作为新的销售机会分配给相关销售代表。
根据任务分配确定权限
可以为销售、仓库、采购、财务和管理团队定义不同的访问和操作权限。
例如，销售代表管理自己的客户和报价，仓库团队可操作产品和库存，采购团队负责供应商和采购订单，财务团队管理发票和收款流程。
可以根据公司的权限结构为折扣、费用或特定商业操作创建审批流程。
建立可量化的管理体系
管理界面可以监控新的销售机会、待处理报价、未完成销售订单、库存状态、延迟采购、即将交货和收款流程。
可以根据客户、经销商、产品、类别、区域、销售代表或期间评估以下信息：
收到的需求和销售机会
报价转化为订单的比例
销售订单的状态
基于客户和产品的销售情况
长时间未下订单的客户
失去销售的原因
当前及关键库存
待处理的采购订单
供应商交货情况
计划交货情况
开票和收款状态
销售团队的任务及跟进
XtraCRM不会强迫您的公司使用固定的销售模式。您可以根据自己的业务流程配置客户和经销商记录、销售阶段、自定义字段、报价、订单、库存、采购及财务流程，使整个过程从首次客户需求到交付和收款更加有序、可衡量且可跟踪。