Vendita all'ingrosso e Distribuzione
Nel settore della vendita all'ingrosso e distribuzione, la gestione delle relazioni con i clienti non si limita all'acquisizione degli ordini. Richieste di rivenditori e clienti, offerte, prodotti, ordini di vendita, stato delle scorte, necessità di acquisto, consegne, fatture e riscossioni devono essere gestiti congiuntamente.
XtraCRM integra funzionalità di CRM, vendita, prodotto, scorte, acquisto, finanza, compiti e comunicazioni per monitorare l'intero processo commerciale, dal primo contatto con il cliente fino alla consegna dell'ordine e riscossione, tutto da un unico centro.
Come funziona il processo nel settore?
Il processo di solito inizia con una richiesta di prodotto e prezzo da un nuovo rivenditore o cliente. Vengono determinati i prodotti richiesti dal cliente, le quantità, l'indirizzo di consegna, la modalità di pagamento e la data di consegna desiderata.
In base a queste informazioni viene preparata un'offerta e presentata al cliente. Modifiche a prezzo, sconto, quantità di prodotto o condizioni di pagamento vengono monitorate durante il processo di negoziazione.
Quando l'offerta viene accettata, viene creato un ordine di vendita. Lo stato delle scorte dei prodotti ordinati viene verificato; per i prodotti mancanti si pianifica il processo di acquisto o approvvigionamento. Una volta pronti i prodotti, si definiscono i dettagli di consegna, l'ordine viene inviato al cliente e si avviano i processi finanziari.
Come viene adattato XtraCRM al modo di lavorare della tua azienda?
Ogni azienda di vendita all'ingrosso ha differenti gruppi di clienti, struttura dei prodotti, metodi di prezzo e processi di approvazione degli ordini. In XtraCRM, campi personalizzati, fasi di vendita, compiti e flussi di lavoro possono essere configurati secondo l'organizzazione esistente della tua azienda.
Puoi strutturare il tuo processo di vendita nelle fasi “Nuova Richiesta, Preventivazione, Preparazione Offerta, Offerta Presentata, Approvazione Cliente, Controllo Scorte, Ordine Creato, Preparazione, Pronto per la Consegna, Consegnato e Fatturato”.
Per la vendita a rivenditori, clienti aziendali, ordini di esportazione, vendite di progetto o approvvigionamento regolare di prodotti, puoi definire processi diversi e aree personalizzate.
Campi personalizzati per clienti e rivenditori che puoi utilizzare
Tipo di cliente o rivenditore
Regione e canale di vendita
Rappresentante di vendita responsabile
Informazioni fiscali e di fatturazione
Indirizzi di consegna
Gruppo clienti
Valuta
Metodo e termini di pagamento
Gruppo di sconto o di prezzo
Limite di rischio o di credito
Metodo di spedizione
Deposito o punto di consegna preferito
Data di inizio e fine del contratto
Data dell'ultimo ordine e dell'ultimo contatto
Stato del cliente
Preferenze per prodotti o marchi speciali
Più persone autorizzate, indirizzi di fatturazione e di spedizione di un cliente possono essere gestiti sotto lo stesso account.
Gestisci i tuoi prodotti in modo strutturato
I prodotti possono essere registrati con codice, nome, categoria, unità e altre informazioni commerciali. Informazioni come marca, modello, colore, dimensione, contenuto del cartone o altre simili, necessarie per la tua azienda, possono essere aggiunte alla scheda prodotto tramite campi personalizzati.
Documenti, immagini e descrizioni relative ai prodotti possono essere associate alle registrazioni pertinenti. Così i team di vendita possono fornire al cliente informazioni aggiornate e coerenti sul prodotto.
Definendo campi personalizzati diversi per diversi gruppi di prodotti si può garantire la visualizzazione solo delle informazioni necessarie.
Trasforma le richieste dei clienti in opportunità di vendita
Le richieste ricevute tramite telefono, e-mail, sito web, pubblicità o WhatsApp possono essere associate al cliente pertinente nel CRM.
I prodotti richiesti, le quantità, il budget, la data di decisione e le aspettative di consegna possono essere registrati. Una nuova opportunità può essere assegnata al rappresentante commerciale competente e può essere creato un compito per il prossimo incontro.
Per le opportunità senza attività per un lungo periodo, può essere definito un promemoria. Se la vendita non si realizza, possono essere registrate le cause di perdita come prezzo, stock, scadenza, consegna o preferenza del concorrente.
Gestisci i processi di offerta
L'offerta può essere creata in base ai prodotti e alle quantità richieste dal cliente. Voci di prodotto, prezzi, tasse, sconti, valuta e condizioni di pagamento possono essere monitorati sull'offerta.
Le fasi di preparazione, presentazione al cliente, revisione e approvazione dell'offerta possono essere registrate. Quando l'offerta viene modificata, la versione aggiornata può essere tracciata insieme alla cronologia del cliente.
Per offerte superiori a un certo importo o tasso di sconto, è possibile creare un processo di approvazione in base alle norme di autorizzazione della vostra azienda.
Segui gli ordini di vendita
Le offerte approvate possono essere convertite in ordini di vendita. Nell'ordine possono essere registrate informazioni come cliente, voci di prodotto, quantità, prezzi, data dell'ordine, data di consegna e metodo di trasporto.
Possono essere monitorati stati come in preparazione, parzialmente pronto, pronto per la consegna, completato o annullato. I compiti relativi all'ordine possono essere assegnati ai team di vendita, magazzino e finanza.
Le offerte e gli ordini passati di un cliente possono essere visualizzati dallo stesso account. In questo modo, il team di vendita può valutare quali prodotti, in quali quantità e in quali periodi il cliente ha acquistato in precedenza.
Monitora lo stato dello stock e del magazzino
Gli stock disponibili e i movimenti di magazzino dei prodotti possono essere monitorati. La disponibilità di stock nei prodotti dell'ordine di vendita può essere valutata per determinare le quantità da preparare.
Se si utilizzano magazzini diversi, può essere tracciato in quale area di stock si trovano i prodotti. Gli ingressi, le uscite e i trasferimenti di stock possono essere registrati.
I prodotti che si avvicinano a livelli critici o insufficienti possono essere identificati e può essere creato un compito per il personale pertinente per il processo di acquisto.
Gestisci i processi di acquisto e approvvigionamento
Per i prodotti non disponibili in stock o da riapprovvigionare, possono essere creati ordini di acquisto. Fornitore, prodotto, quantità, prezzo, valuta e data di consegna prevista possono essere monitorati.
Gli acquisti effettuati per soddisfare un ordine di vendita possono essere valutati insieme ai registri relativi ai prodotti e alle operazioni.
È possibile monitorare lo stato di consegna del fornitore, i prodotti in ritardo e le quantità ricevute. In questo modo, il team di vendita può fornire informazioni di consegna più realistiche al cliente.
Conserva i registri dei fornitori in un unico centro
I fornitori possono essere gestiti come registri aziendali. Informazioni di contatto, contatti autorizzati, prodotti acquistati, ordini, offerte e documenti possono essere associati allo stesso account.
Contratti con i fornitori, preventivi e altri documenti possono essere archiviati nel relativo registro aziendale. Per le date di scadenza dei contratti o dei documenti, possono essere creati compiti e promemoria.
Le decisioni di acquisto possono essere supportate valutando informazioni come tempo di consegna, prezzo e storico delle consegne.
Organizza il processo di preparazione e consegna degli ordini
Quando un ordine di vendita è approvato, può essere assegnato un compito di preparazione al magazzino o al team operativo. Le fasi di preparazione, controllo e spedizione dei prodotti possono essere monitorate passo dopo passo.
Per l'ordine possono essere registrati la data di consegna prevista, l'indirizzo di spedizione e il metodo di trasporto. Se sono previsti consegne parziali o prodotti in attesa, possono essere creati commenti e compiti di monitoraggio.
Quando la consegna è completata, lo stato dell'ordine può essere aggiornato e i documenti correlati possono essere aggiunti al registro.
XtraCRM non funziona autonomamente come sistema automatico di ottimizzazione dei percorsi o di monitoraggio live dei veicoli; può essere utilizzato per gestire il processo commerciale di consegna, i compiti e le registrazioni.
Organizza la gestione di rivenditori e aree
I rivenditori possono essere classificati in base a area, gruppo di clienti, responsabile delle vendite, stato del contratto e altre informazioni personalizzate.
Le procedure di apertura del rivenditore, inclusi documenti, contratti e definizioni, possono essere monitorate con una lista di controllo. Conversazioni specifiche, offerte, ordini e compiti del rivenditore possono essere visualizzati sotto lo stesso account.
Possono essere generati report di clienti e ordini a livello di zona o rappresentante commerciale. I rivenditori inattivi o che non effettuano ordini da tempo possono essere aggiunti a liste di monitoraggio.
Visualizza le opportunità di vendita ricorrenti
Valutando gli ordini passati del cliente e l'ultima data di acquisto, possono essere individuati gli account con periodi di riordino imminenti.
Per i prodotti acquistati regolarmente può essere assegnato un compito di follow-up al rappresentante di vendita. Per clienti che non ordinano da tempo possono essere pianificati interventi di riconquista.
Possono essere create opportunità di vendita complementare e cross-selling in base ai gruppi di prodotti esistenti del cliente.
Monitora i processi di fatturazione e incasso
Gli ordini di vendita completati possono essere associati al processo di fatturazione. La data della fattura, la scadenza, la valuta e lo stato del pagamento possono essere monitorati tramite i registri finanziari.
Per crediti prossimi alla scadenza o in ritardo, possono essere assegnati compiti al reparto finanziario o al responsabile clienti. Le conversazioni effettuate e le informazioni di pagamento fornite dal cliente possono essere conservate nella cronologia cliente.
In questo modo, il team di vendita può vedere non solo gli ordini, ma anche il processo finanziario in corso del cliente entro i propri limiti di autorizzazione.
Raccogli tutte le comunicazioni con il cliente in un unico storico
Conversazioni telefoniche, email, messaggi WhatsApp, note, offerte e compiti possono essere visualizzati nella cronologia cliente secondo le autorizzazioni.
Quando il cliente ricontatta, possono essere visualizzate offerte in corso, ordini aperti, ultime conversazioni e follow-up pianificati. Si evita che diversi collaboratori forniscano informazioni contrastanti allo stesso cliente.
Richieste post-vendita come reclami, resi o consegne mancanti possono essere associate all'ordine pertinente e assegnate al team responsabile.
Targetizza le attività di vendita e marketing
I clienti possono essere classificati per area geografica, settore, prodotti acquistati, frequenza degli ordini o gruppo di clienti.
Per gruppi di clienti appropriati si possono pianificare campagne tramite email, WhatsApp o altri canali di comunicazione autorizzati. L'invio e i processi di comunicazione vengono gestiti in base alle preferenze del cliente e alle politiche aziendali.
Le richieste generate dopo una campagna possono essere assegnate come nuove opportunità di vendita ai rappresentanti di vendita pertinenti.
Definisci le autorizzazioni in base alla distribuzione dei compiti
Possono essere definite diverse autorizzazioni di accesso e operazione per i team di vendita, magazzino, acquisti, finanza e gestione.
Ad esempio, i rappresentanti di vendita gestiscono i propri clienti e offerte, il team di magazzino accede ai prodotti e alle operazioni di stock. Il team acquisti gestisce fornitori e ordini di acquisto, mentre il team finanziario gestisce fatture e processi di incasso.
Possono essere creati passaggi di approvazione conformi alla struttura delle autorizzazioni della tua azienda per sconti, spese o determinate operazioni commerciali.
Crea una struttura misurabile per la gestione
Sui pannelli di gestione possono essere monitorate le nuove opportunità di vendita, le offerte in attesa, gli ordini di vendita aperti, lo stato delle scorte, gli acquisti in ritardo, le consegne imminenti e i processi di incasso.
Clienti, rivenditori, prodotti, categorie, aree, rappresentanti di vendita o periodi possono essere valutati con le seguenti informazioni:
Richieste in arrivo e opportunità di vendita
Tasso di conversione delle offerte in ordini
Stato degli ordini di vendita
Vendite basate su cliente e prodotto
Clienti che non ordinano da molto tempo
Motivi delle vendite perse
Scorte attuali e critiche
Ordini di acquisto in attesa
Consegne dei fornitori
Consegne pianificate
Stato della fatturazione e incasso
Compiti e monitoraggio del team di vendita
XtraCRM non costringe la tua azienda a un modello di vendita fisso. Puoi strutturare registri clienti e rivenditori, fasi di vendita, campi personalizzati, offerte, ordini, scorte, acquisti e processi finanziari secondo il tuo ordine commerciale, rendendo l'intero processo dalla prima richiesta del cliente alla consegna e incasso più organizzato, misurabile e tracciabile.