Großhandel und Vertrieb
Im Großhandels- und Vertriebssektor beschränkt sich die Kundenbeziehung nicht nur auf die Auftragserfassung. Händler- und Kundenanfragen, Angebote, Produkte, Verkaufsaufträge, Lagerbestände, Einkaufsbedarfe, Lieferungen, Rechnungen und Inkassos sollten gemeinsam verwaltet werden.
XtraCRM vereint CRM-, Vertriebs-, Produkt-, Lager-, Einkaufs-, Finanz-, Aufgaben- und Kommunikationsfunktionen und ermöglicht die zentrale Nachverfolgung des gesamten Geschäftsprozesses vom ersten Kundenkontakt bis zur Auftragsauslieferung und Inkasso.
Wie läuft der Prozess in der Branche ab?
Der Prozess beginnt in der Regel mit einer Produkt- und Preisanfrage eines neuen Händlers oder Kunden. Die vom Kunden gewünschten Produkte, Mengen, Lieferadresse, Zahlungsart und gewünschtes Lieferdatum werden festgelegt.
Anhand dieser Informationen wird ein Angebot erstellt und dem Kunden präsentiert. Änderungen bei Preis, Rabatt, Produktmenge oder Zahlungsbedingungen werden während der Verhandlungsphase verfolgt.
Bei Annahme des Angebots wird eine Verkaufsbestellung erstellt. Der Lagerbestand der bestellten Produkte wird geprüft; für fehlende Artikel werden Einkaufs- oder Beschaffungsprozesse geplant. Wenn die Produkte bereitstehen, werden die Lieferdetails bestimmt, die Bestellung an den Kunden gesendet und der Finanzprozess gestartet.
Wie wird XtraCRM an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens angepasst?
Jedes Großhandelsunternehmen hat unterschiedliche Kundengruppen, Produktstrukturen, Preisgestaltungsmethoden und Bestellgenehmigungsprozesse. In XtraCRM können benutzerdefinierte Felder, Verkaufsphasen, Aufgaben und Workflows gemäß den bestehenden Abläufen Ihres Unternehmens konfiguriert werden.
Sie können Ihren Vertriebsprozess aus den Phasen „Neue Anfrage, Preisermittlung, Angebotserstellung, Angebotspräsentation, Kundenbestätigung, Lagerprüfung, Auftragserstellung, Vorbereitung, Lieferbereit, Lieferung erfolgte und Rechnungsstellung“ zusammenstellen.
Händlerverkauf, Geschäftskunde, Exportauftrag, Projektverkauf oder regelmäßige Produktlieferung können Sie verschiedene Prozesse und spezielle Felder definieren.
Kundenspezifische und Händler-spezielle Felder, die Sie verwenden können
Kunden- oder Händlertyp
Region und Vertriebskanal
Verantwortlicher Vertriebsmitarbeiter
Steuer- und Rechnungsinformationen
Lieferadressen
Kundengruppe
Währung
Zahlungsart und Fälligkeit
Rabatt- oder Preisgruppenzuordnung
Risiko- oder Arbeitslimit
Versandmethode
Bevorzugtes Lager oder Lieferort
Vertragsbeginn und -ende
Datum der letzten Bestellung und des letzten Gesprächs
Kundenstatus
Spezielle Produkt- oder Markenpräferenzen
Mehrere autorisierte Personen, Rechnungs- und Lieferadressen können unter einem Kundenkonto verwaltet werden.
Verwalten Sie Ihre Produkte in einer strukturierten Form
Produkte können mit Code, Name, Kategorie, Einheit und weiteren Handelsinformationen erfasst werden. Marken, Modelle, Farben, Maße, Packungsinhalt oder ähnliche Informationen, die Ihr Unternehmen benötigt, können mit speziellen Feldern der Produktkarte hinzugefügt werden.
Dokumente, Bilder und Beschreibungen zu Produkten können mit den entsprechenden Einträgen verknüpft werden. So können Vertriebsteams dem Kunden stets aktuelle und konsistente Produktinformationen bereitstellen.
Durch die Definition verschiedener spezieller Felder für unterschiedliche Produktgruppen kann sichergestellt werden, dass nur die notwendigen Informationen angezeigt werden.
Verwandeln Sie Kundenanfragen in Verkaufschancen
Anfragen, die per Telefon, E-Mail, Website, Werbung oder WhatsApp eingehen, können im CRM dem entsprechenden Kunden zugeordnet werden.
Die angeforderten Produkte, Mengen, Budget, Entscheidungsdatum und Liefererwartungen können erfasst werden. Neue Chancen können dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter zugewiesen und für das nächste Gespräch Aufgaben erstellt werden.
Für Chancen, die längere Zeit nicht bearbeitet wurden, können Erinnerungen definiert werden. Wenn kein Verkauf zustande kommt, können Verlustgründe wie Preis, Lagerbestand, Zahlungsziel, Lieferung oder Konkurrenzpräferenz erfasst werden.
Verwalten Sie Angebotsprozesse
Angebote können entsprechend der vom Kunden angeforderten Produkte und Mengen erstellt werden.Produktpositionen, Preise, Steuern, Rabatte, Währung und Zahlungsbedingungen können im Angebot verfolgt werden.
Die Phasen der Angebotsvorbereitung, Kundenpräsentation, Überarbeitung und Genehmigung können dokumentiert werden. Bei Änderungen am Angebot kann der aktuelle Stand zusammen mit der Kundengeschichte verfolgt werden.
Für Angebote über einem bestimmten Betrag oder mit einem bestimmten Rabatt können Sie je nach Befugnisordnung Ihres Unternehmens einen Genehmigungsprozess einrichten.
Verfolgen Sie Verkaufsaufträge
Genehmigte Angebote können in Verkaufsaufträge umgewandelt werden. Dabei können Informationen wie Kunde, Produktpositionen, Mengen, Preise, Bestelldatum, Lieferdatum und Transportmethode erfasst werden.
Der Status der Bestellung wie in Vorbereitung, teilweise bereit, lieferfertig, abgeschlossen oder storniert kann verfolgt werden. Aufgaben im Zusammenhang mit der Bestellung können an Vertriebs-, Lager- und Finanzteams vergeben werden.
Die vorherigen Angebote und Bestellungen eines Kunden können über dasselbe Konto eingesehen werden. So kann das Vertriebsteam bewerten, welche Produkte, in welchen Mengen und Zeiträumen der Kunde zuvor erworben hat.
Überwachen Sie Lager- und Depotbestände
Die aktuellen Lagerbestände und Lagerbewegungen von Produkten können verfolgt werden. Der Lagerstatus der Produkte in Verkaufsaufträgen kann bewertet und die erforderlichen Mengen ermittelt werden.
Wenn verschiedene Lager genutzt werden, kann verfolgt werden, in welchem Lagerbereich sich die Produkte befinden. Lagerzugänge, -abgänge und Transfers werden dokumentiert.
Produkte, die sich dem kritischen Lagerbestand nähern oder nicht ausreichend vorhanden sind, können identifiziert und für den Einkaufsprozess zuständigen Mitarbeitern Aufgaben zugewiesen werden.
Verwalten Sie Einkaufs- und Beschaffungsprozesse
Für Produkte, die nicht auf Lager sind oder nachbeschafft werden müssen, können Einkaufsaufträge erstellt werden. Lieferant, Produkt, Menge, Preis, Währung und erwartetes Lieferdatum können verfolgt werden.
Für die Erfüllung eines Verkaufsauftrags können die Beschaffungsvorgänge zusammen mit den entsprechenden Produkt- und Betriebsdaten bewertet werden.
Der Lieferstatus des Lieferanten, verspätete Produkte und die erhaltenen Mengen können überwacht werden. So kann das Verkaufsteam dem Kunden realistischere Lieferinformationen geben.
Halten Sie Lieferantendaten an einem zentralen Ort
Lieferanten können als Firmenkonten verwaltet werden. Kontaktinformationen, Ansprechpartner, gekaufte Produkte, Bestellungen, Angebote und Dokumente können alle mit demselben Konto verknüpft werden.
Lieferantenverträge, Preisangebote und andere Dokumente können im entsprechenden Firmenkonto gespeichert werden. Für Vertrags- oder Dokumentenablaufdaten können Aufgaben und Erinnerungen erstellt werden.
Informationen wie Lieferzeit, Preis- und Lieferhistorie können bewertet werden, um Kaufentscheidungen zu unterstützen.
Organisieren Sie den Auftragserstellungs- und Lieferprozess
Wenn ein Verkaufsauftrag bestätigt wird, kann dem Lager- oder Operationsteam eine Vorbereitungsaufgabe zugewiesen werden. Die Schritte zur Vorbereitung, Kontrolle und Auslieferung der Produkte können verfolgt werden.
Das geplante Lieferdatum, die Lieferadresse und die Transportmethode können für die Bestellung erfasst werden. Bei Teillieferungen oder ausstehenden Produkten können Erklärungen und Nachverfolgungsaufgaben erstellt werden.
Nach Abschluss der Lieferung kann der Auftragsstatus aktualisiert und relevante Dokumente zur Aufzeichnung hinzugefügt werden.
XtraCRM funktioniert nicht eigenständig als automatische Routenoptimierung oder Live-Fahrzeugverfolgung; es kann jedoch zur Verwaltung des kommerziellen Prozesses, der Aufgaben und Aufzeichnungen der Lieferung genutzt werden.
Strukturieren Sie Dealer- und Gebietsmanagement
Händler können nach Gebiet, Kundengruppe, Verkaufsverantwortlichem, Vertragsstatus und anderen speziellen Informationen klassifiziert werden.
Benötigte Dokumente, Verträge und Definitionen für die Händlereröffnung können mit einer Checkliste überwacht werden. Kundenspezifische Gespräche, Angebote, Bestellungen und Aufgaben können unter demselben Konto angezeigt werden.
Kunden- und Auftragsberichte können gebiets- oder verkaufsrepräsentativenbezogen erstellt werden. Inaktive oder lange keine Bestellungen aufgegebene Händler können auf Nachverfolgungslisten gesetzt werden.
Erkennen Sie wiederkehrende Verkaufschancen
Basierend auf vergangenen Bestellungen und dem letzten Kaufdatum des Kunden können Konten mit bald anstehender Neubestellperiode identifiziert werden.
Für regelmäßig gekaufte Produkte kann dem Verkaufsvertreter eine Nachverfolgungsaufgabe zugewiesen werden. Für Kunden, die lange keine Bestellung aufgegeben haben, können Rückgewinnungsmaßnahmen geplant werden.
Ergänzende Produkte und Cross-Selling-Möglichkeiten können basierend auf den bestehenden Produktgruppen des Kunden erstellt werden.
Verfolgen Sie Rechnungsstellung- und Inkassoprozesse
Abgeschlossene Verkaufsaufträge können mit dem Rechnungsstellungsprozess verknüpft werden. Rechnungsdatum, Fälligkeit, Währung und Zahlungsstatus können über die Finanzaufzeichnungen verfolgt werden.
Für fällige oder überfällige Forderungen können Aufgaben an die Finanzabteilung oder den Kundenbetreuer zugewiesen werden. Geführte Gespräche und vom Kunden angegebene Zahlungsinformationen können im Kundenverlauf gespeichert werden.
So kann das Vertriebsteam nicht nur die Aufträge, sondern auch den laufenden finanziellen Prozess des Kunden im Rahmen ihrer Befugnisse einsehen.
Sammeln Sie die Kundenkommunikation an einem einzigen Ort
Telefonate, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Notizen, Angebote und Aufgaben können im Kundenverlauf innerhalb der Berechtigungen eingesehen werden.
Wenn der Kunde erneut Kontakt aufnimmt, können laufende Angebote, offene Aufträge, letzte Gespräche und geplante Follow-ups eingesehen werden. Es wird verhindert, dass verschiedene Mitarbeiter dem gleichen Kunden widersprüchliche Informationen geben.
Kundendienstanfragen wie Beschwerden, Rückgaben oder unvollständige Lieferungen können mit der betreffenden Bestellung verknüpft und dem zuständigen Team zugewiesen werden.
Zielen Sie Ihre Verkaufs- und Marketingaktivitäten
Kunden können nach Region, Branche, gekauften Produkten, Bestellhäufigkeit oder Kundengruppe klassifiziert werden.
Für geeignete Kundengruppen können Kampagnen über E-Mail, WhatsApp oder andere genehmigte Kommunikationskanäle geplant werden. Versand- und Kommunikationsprozesse können entsprechend den Kundenpräferenzen und Unternehmensrichtlinien durchgeführt werden.
Anfragen, die nach Kampagnen entstehen, können als neue Verkaufschancen den zuständigen Vertriebsmitarbeitern zugewiesen werden.
Definieren Sie Berechtigungen gemäß der Aufgabenverteilung
Für Vertriebs-, Lager-, Einkaufs-, Finanz- und Verwaltungsteams können unterschiedliche Zugriffs- und Aktionsrechte definiert werden.
Zum Beispiel verwalten Vertriebsmitarbeiter ihre eigenen Kunden und Angebote, während das Lagerteam Zugriff auf Produkt- und Bestandsprozesse hat. Das Einkaufsteam verwaltet Lieferanten und Bestellungen, das Finanzteam Rechnung und Inkassoprozesse.
Für Rabatte, Ausgaben oder bestimmte Geschäftsvorgänge können genehmigungsschritte entsprechend der Befugnisstruktur Ihres Unternehmens eingerichtet werden.
Schaffen Sie eine messbare Struktur für das Management
Auf den Managementbildschirmen können neue Verkaufschancen, ausstehende Angebote, offene Verkaufsaufträge, Lagerbestand, überfällige Einkäufe, bevorstehende Lieferungen und Inkassoprozesse überwacht werden.
Nach Kunden, Händler, Produkt, Kategorie, Region, Vertriebsmitarbeiter oder Zeitraum können folgende Informationen bewertet werden:
Eingehende Anfragen und Verkaufschancen
Umwandlungsrate von Angeboten in Bestellungen
Status der Verkaufsaufträge
Umsätze nach Kunde und Produkt
Kunden, die seit Langem keine Bestellung mehr aufgegeben haben
Gründe für entgangene Verkäufe
Aktuelle und kritische Lagerbestände
Ausstehende Einkaufsbestellungen
Lieferungen von Lieferanten
Geplante Lieferungen
Rechnungsstellung und Zahlungseingang
Aufgaben und Nachverfolgungen des Vertriebsteams
XtraCRM zwingt Ihr Unternehmen nicht in ein starres Verkaufsmodell. Indem Sie Kunden- und Händlereinträge, Verkaufsphasen, benutzerdefinierte Felder, Angebote, Bestellungen, Lagerbestände, Einkäufe und Finanzprozesse entsprechend Ihrer Geschäftsorganisation strukturieren, können Sie den gesamten Prozess von der ersten Kundenanfrage bis zur Lieferung und Zahlung übersichtlicher, messbarer und besser nachvollziehbar gestalten.