Venta al por mayor y distribución
En el sector de venta al por mayor y distribución, las relaciones con los clientes no se limitan solo a recibir pedidos. Las solicitudes de distribuidores y clientes, cotizaciones, productos, pedidos de venta, estado de inventario, necesidades de compra, entregas, facturas y cobranzas deben gestionarse conjuntamente.
XtraCRM combina características de CRM, ventas, productos, inventario, compras, finanzas, tareas y comunicaciones para permitir el seguimiento centralizado de todo el proceso comercial, desde el primer contacto con el cliente hasta la entrega del pedido y la cobranza.
¿Cómo funciona el proceso en el sector?
El proceso generalmente comienza con una solicitud de productos y precios de un nuevo distribuidor o cliente. Se determinan los productos solicitados, cantidades, dirección de entrega, forma de pago y fecha de entrega requerida.
Con esta información se prepara una cotización que se presenta al cliente. Los cambios en precio, descuento, cantidad de producto o condiciones de pago se monitorean durante el proceso de negociación.
Cuando la cotización es aceptada, se crea un pedido de venta. Se verifica el estado del inventario de los productos solicitados; para productos faltantes se planifica el proceso de compra o aprovisionamiento. Una vez que los productos están listos, se establecen los detalles de entrega, se envía el pedido al cliente y se inicia el proceso financiero.
¿Cómo se adapta XtraCRM a la forma de trabajar de su empresa?
Cada empresa de venta al por mayor tiene diferentes grupos de clientes, estructura de productos, métodos de fijación de precios y procesos de aprobación de pedidos. En XtraCRM, los campos personalizados, etapas de venta, tareas y flujos de trabajo pueden configurarse según la estructura actual de su empresa.
Puede construir su proceso de ventas con las etapas "Nueva Solicitud, Precio en Evaluación, Preparando Cotización, Cotización Presentada, Aprobación del Cliente, Control de Inventario, Pedido Creado, En Preparación, Listo para Entrega, Entregado y Facturado".
Puede definir procesos diferentes y campos especiales para ventas a distribuidores, clientes corporativos, pedidos de exportación, ventas de proyectos o suministro regular de productos.
Campos especiales para clientes y distribuidores que puede usar
Tipo de cliente o distribuidor
Región y canal de ventas
Representante de ventas responsable
Información fiscal y de facturación
Direcciones de entrega
Grupo de clientes
Moneda
Forma y plazo de pago
Descuento o grupo de precios
Límite de riesgo o de operación
Método de envío
Almacén o punto de entrega preferido
Fecha de inicio y fin del contrato
Fecha del último pedido y última reunión
Estado del cliente
Preferencias especiales de producto o marca
Varias personas autorizadas, direcciones de facturación y de entrega pertenecientes a un cliente pueden gestionarse bajo la misma cuenta.
Gestiona tus productos de forma ordenada
Los productos pueden registrarse con código, nombre, categoría, unidad y otra información comercial. Los campos especiales pueden agregar información como marca, modelo, color, medida, contenido de caja o similares según las necesidades de su empresa a la ficha del producto.
Los documentos, imágenes y descripciones relativos a los productos pueden vincularse con los registros correspondientes. Así, los equipos de ventas pueden proporcionar información actualizada y coherente al cliente sobre el producto.
Se pueden definir campos especiales diferentes para diversos grupos de productos para mostrar solo la información necesaria.
Convierta las solicitudes de los clientes en oportunidades de venta
Las solicitudes recibidas por teléfono, correo electrónico, sitio web, publicidad o WhatsApp pueden relacionarse con el cliente correspondiente en el CRM.
Se pueden registrar los productos solicitados, cantidades, presupuesto, fecha de decisión y expectativas de entrega. La nueva oportunidad puede asignarse al representante de ventas correspondiente y crearse una tarea para el siguiente contacto.
Se puede definir un recordatorio para oportunidades que no hayan tenido actividad durante mucho tiempo. Cuando la venta no se cierre, se pueden registrar las razones de pérdida, como precio, stock, plazo, entrega o preferencia del competidor.
Gestiona los procesos de ofertas
Se puede crear una oferta según los productos y cantidades solicitados por el cliente. Se pueden seguir en la oferta los artículos, precios, impuestos, descuentos, moneda y condiciones de pago.
Las etapas de preparación, presentación al cliente, revisión y aprobación de la oferta pueden registrarse. Cuando se realicen cambios en la oferta, la versión actualizada puede ser monitoreada junto con el historial del cliente.
Para ofertas que superen un monto o porcentaje de descuento específico, puedes establecer un proceso de aprobación conforme a la jerarquía de autorizaciones de tu empresa.
Realiza el seguimiento de las órdenes de venta
Las ofertas aprobadas pueden convertirse en órdenes de venta. En la orden se pueden registrar datos como cliente, artículos, cantidades, precios, fecha de pedido, fecha de entrega y método de transporte.
Se pueden seguir estados como en preparación, parcialmente listo, listo para entrega, completado o cancelado. Las tareas relacionadas con la orden pueden asignarse a los equipos de ventas, almacén y finanzas.
Las ofertas y órdenes anteriores de un cliente pueden visualizarse con la misma cuenta. Así, el equipo de ventas puede evaluar qué productos, en qué cantidades y en qué períodos fueron adquiridos anteriormente.
Supervisa el estado de stock y almacén
Se pueden seguir las existencias actuales y los movimientos de almacén de los productos. Evaluando el estado del stock de los productos en la orden de venta, se pueden visualizar las cantidades que deben prepararse.
Si se usan diferentes almacenes, se puede rastrear en qué área de stock se encuentran los productos. Las entradas, salidas y transferencias de stock pueden registrarse.
Se pueden identificar productos que se acercan a niveles críticos o que están insuficientes, y asignar tareas al personal correspondiente para el proceso de compra.
Gestiona los procesos de compra y suministro
Se pueden crear órdenes de compra para productos que no están en stock o que necesitan ser reabastecidos. Se pueden seguir proveedor, producto, cantidad, precio, moneda y fecha estimada de entrega.
Las compras realizadas para cumplir con una orden de venta pueden ser evaluadas junto con los registros del producto y la operación relacionados.
Se puede monitorear el estado de entrega del proveedor, los productos retrasados y las cantidades recibidas. Así, el equipo de ventas puede proporcionar al cliente información de entrega más realista.
Mantenga los registros de proveedores en un solo centro
Los proveedores pueden ser gestionados como registros de empresa. La información de contacto, personas autorizadas, productos comprados, pedidos, ofertas y documentos pueden estar relacionados con la misma cuenta.
Los contratos con proveedores, ofertas de precios y otros documentos pueden almacenarse en el registro de la empresa correspondiente. Se pueden crear tareas y recordatorios para las fechas de vencimiento de contratos o documentos.
Decisiones de compra pueden ser apoyadas evaluando información como tiempos de suministro, precios y antecedentes de entregas.
Organice el proceso de preparación y entrega de pedidos
Cuando se aprueba una orden de venta, se puede asignar una tarea de preparación al equipo de almacén u operaciones. La preparación, inspección y despacho de los productos pueden seguirse como pasos de trabajo.
Se puede registrar la fecha de entrega planificada, dirección de entrega y método de transporte para el pedido. Si hay entregas parciales o productos pendientes, pueden crearse explicaciones y tareas de seguimiento.
Al completarse la entrega, el estado del pedido puede actualizarse y los documentos relacionados agregarse al registro.
XtraCRM no funciona por sí solo como un sistema automático de optimización de rutas o seguimiento en vivo de vehículos; puede usarse para gestionar el proceso comercial de la entrega, sus tareas y registros.
Configure la gestión de distribuidores y regiones
Los distribuidores pueden clasificarse según región, grupo de clientes, responsable de ventas, estado del contrato y otra información específica.
Los documentos, contratos y procedimientos de identificación necesarios para la apertura de un distribuidor pueden seguirse con una lista de control. Las negociaciones especiales, ofertas, pedidos y tareas para el distribuidor se pueden visualizar bajo la misma cuenta.
Se pueden generar informes de clientes y pedidos por región o representante de ventas. Los distribuidores inactivos o que no han realizado pedidos en mucho tiempo pueden incluirse en listas de seguimiento.
Vea oportunidades de ventas recurrentes
Evaluando los pedidos previos del cliente y la fecha de última compra, se pueden identificar cuentas con período próximo para nuevo pedido.
Para productos comprados regularmente se puede asignar una tarea de seguimiento al representante de ventas. Para clientes que no han pedido en mucho tiempo, se pueden planear acciones de recuperación.
Se pueden crear oportunidades de productos complementarios y ventas cruzadas según los grupos de productos existentes del cliente.
Monitorea los procesos de facturación y cobranza
Los pedidos de venta completados pueden vincularse con el proceso de facturación. La fecha de factura, el vencimiento, la moneda y el estado de pago pueden seguirse a través de los registros financieros.
Se pueden asignar tareas al área financiera o al responsable del cliente para las cuentas por cobrar próximas a vencer o atrasadas. Las conversaciones realizadas y la información de pago proporcionada por el cliente pueden conservarse en el historial del cliente.
Así, el equipo de ventas puede ver no solo los pedidos, sino también el proceso financiero en curso del cliente dentro de sus autorizaciones.
Centralice la comunicación con el cliente en un solo historial
Las llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de WhatsApp, notas, ofertas y tareas pueden visualizarse en el historial del cliente dentro de las autorizaciones.
Cuando el cliente contacte nuevamente, se pueden ver ofertas en curso, pedidos abiertos, últimas conversaciones y seguimientos planificados. Se previene que distintos empleados proporcionen información contradictoria al mismo cliente.
Las solicitudes postventa como quejas, devoluciones o entregas incompletas pueden vincularse al pedido correspondiente y asignarse al equipo responsable.
Dirija las actividades de ventas y marketing
Los clientes pueden clasificarse según región, sector, productos comprados, frecuencia de pedidos o grupo de clientes.
Se pueden planificar campañas mediante correo electrónico, WhatsApp u otros canales de comunicación permitidos para grupos de clientes adecuados. Los procesos de envío y comunicación se gestionan conforme a las preferencias del cliente y las políticas de la empresa.
Las solicitudes generadas tras la campaña pueden asignarse como nuevas oportunidades de venta a los representantes de ventas correspondientes.
Defina las autorizaciones según la distribución de tareas
Se pueden definir distintos niveles de acceso y permisos para los equipos de ventas, almacén, compras, finanzas y administración.
Por ejemplo, los representantes de ventas gestionan sus clientes y ofertas, mientras que el equipo de almacén accede a productos y operaciones de stock. El equipo de compras administra proveedores y órdenes de compra, y el equipo financiero controla facturas y procesos de cobranza.
Para descuentos, gastos o determinadas operaciones comerciales, se pueden establecer pasos de aprobación conforme a la estructura de autorizaciones de su empresa.
Cree una estructura medible para la gestión
En los paneles de administración se pueden monitorear nuevas oportunidades de venta, ofertas pendientes, pedidos de venta abiertos, estado de stock, compras atrasadas, entregas próximas y procesos de cobranza.
Se pueden evaluar las siguientes informaciones por cliente, distribuidor, producto, categoría, región, representante de ventas o período:
Solicitudes entrantes y oportunidades de venta
Tasa de conversión de ofertas a pedidos
Estado de los pedidos de venta
Ventas por cliente y producto
Clientes que no han realizado pedidos desde hace mucho tiempo
Razones de pérdida de ventas
Stock disponible y crítico
Órdenes de compra pendientes
Entregas de proveedores
Entregas planificadas
Estado de facturación y cobro
Tareas y seguimientos del equipo de ventas
XtraCRM no obliga a su empresa a un modelo fijo de ventas. Al configurar los registros de clientes y distribuidores, etapas de ventas, campos personalizados, ofertas, pedidos, existencias, compras y procesos financieros según su organización comercial, puede hacer que todo el proceso, desde la primera solicitud del cliente hasta la entrega y el cobro, sea más ordenado, medible y fácil de seguir.