Vente en gros et distribution
Dans le secteur de la vente en gros et de la distribution, les relations clients ne se limitent pas à la prise de commandes. Les demandes des distributeurs et des clients, les offres, les produits, les commandes de vente, l'état des stocks, les besoins d'achat, les livraisons, les factures et les recouvrements doivent être gérés conjointement.
XtraCRM intègre les fonctionnalités CRM, ventes, produits, stocks, achats, finances, tâches et communications pour permettre le suivi centralisé de l'ensemble du processus commercial, depuis le premier contact client jusqu'à la livraison de la commande et le recouvrement.
Comment se déroule le processus dans le secteur ?
Le processus commence généralement par une demande de produits et de prix venant d'un nouveau distributeur ou client. Les produits demandés, les quantités, l'adresse de livraison, le mode de paiement et la date de livraison souhaitée sont déterminés.
Une offre est alors préparée sur cette base et présentée au client. Les modifications de prix, de remise, de quantité de produit ou des conditions de paiement sont suivies durant les négociations.
Quand l'offre est acceptée, une commande de vente est créée. La disponibilité des produits commandés est vérifiée ; pour les produits manquants, un processus d'achat ou d'approvisionnement est planifié. Une fois les produits prêts, les informations de livraison sont déterminées, la commande est envoyée au client et le processus financier est lancé.
Comment XtraCRM s'adapte-t-il au mode de fonctionnement de votre entreprise ?
Chaque entreprise de vente en gros a des groupes de clients, une structure produit, une méthode de tarification et une procédure d'approbation des commandes différentes. XtraCRM peut être configuré avec des champs personnalisés, des étapes de vente, des tâches et des flux de travail adaptés à l'organisation existante de votre entreprise.
Vous pouvez composer votre processus de vente avec les étapes suivantes : « Nouvelle demande, Tarification en cours, Préparation de l'offre, Offre présentée, Approbation client, Vérification du stock, Commande créée, En préparation, Prête à la livraison, Livrée et Facturée ».
Vous pouvez définir des processus différents et des champs personnalisés pour la vente aux distributeurs, les clients institutionnels, les commandes d'exportation, la vente de projets ou l'approvisionnement régulier de produits.
Champs personnalisés client et distributeur que vous pouvez utiliser
Type de client ou distributeur
Région et canal de vente
Représentant commercial responsable
Informations fiscales et de facturation
Adresses de livraison
Groupe de clients
Devise
Mode et échéance de paiement
Groupe de remise ou de tarification
Limite de risque ou de crédit
Mode d'expédition
Entrepôt ou point de livraison préféré
Date de début et de fin de contrat
Date de dernière commande et dernier contact
Statut du client
Préférences spéciales de produits ou de marques
Plusieurs contacts autorisés, adresses de facturation et de livraison peuvent être gérés sous un même compte client.
Gérez vos produits dans une structure organisée
Les produits peuvent être enregistrés avec des codes, noms, catégories, unités et autres informations commerciales. Les informations spécifiques telles que marque, modèle, couleur, dimension, contenu des colis ou similaires nécessaires à votre entreprise peuvent être ajoutées à la fiche produit via des champs personnalisés.
Les documents, images et descriptions liés aux produits peuvent être associés aux enregistrements correspondants. Ainsi, les équipes de vente peuvent fournir au client des informations à jour et cohérentes sur le produit.
Des champs personnalisés différents peuvent être définis pour différents groupes de produits afin de n'afficher que les informations nécessaires.
Transformez les demandes clients en opportunités de vente
Les demandes reçues par téléphone, e-mail, site internet, publicité ou WhatsApp peuvent être associées au client concerné dans le CRM.
Les produits demandés, quantités, budget, date de décision et attentes de livraison peuvent être enregistrés. La nouvelle opportunité peut être attribuée au représentant commercial concerné et une tâche peut être créée pour le prochain rendez-vous.
Un rappel peut être défini pour les opportunités non traitées pendant longtemps. En cas de non-réalisation de la vente, les raisons de perte telles que le prix, le stock, le terme, la livraison ou la préférence pour un concurrent peuvent être enregistrées.
Gérez les processus de devis
Un devis peut être créé selon les produits et quantités demandés par le client. Les articles, prix, taxes, remises, devise et conditions de paiement peuvent être suivis sur le devis.
Les étapes de préparation, présentation au client, révision et approbation du devis peuvent être enregistrées. Lorsque des modifications sont apportées au devis, l'historique actualisé peut être suivi avec le passé du client.
Pour les devis dépassant un certain montant ou taux de remise, vous pouvez créer un processus d'approbation selon la hiérarchie d'autorisation de votre entreprise.
Suivez les commandes de vente
Les devis approuvés peuvent être convertis en commandes de vente. Les informations du client, articles, quantités, prix, date de commande, date de livraison et mode de transport peuvent être enregistrées dans la commande.
Les statuts tels que en préparation, partiellement prêt, prêt à la livraison, terminé ou annulé peuvent être suivis pour la commande. Les tâches liées à la commande peuvent être attribuées aux équipes de vente, entrepôt et finance.
Les devis et commandes passés d'un client peuvent être consultés sous le même compte. Ainsi, l'équipe commerciale peut évaluer quels produits, en quelles quantités et à quelles périodes le client a acheté auparavant.
Surveillez le stock et la situation des entrepôts
Les stocks disponibles des produits et les mouvements en entrepôt peuvent être suivis. La situation des stocks des produits dans les commandes de vente est analysée pour déterminer les quantités à préparer.
Si plusieurs entrepôts sont utilisés, il est possible de suivre dans quel stock se trouve chaque produit. Les entrées, sorties et transferts de stock peuvent être enregistrés.
Les produits approchant du seuil critique ou insuffisants peuvent être identifiés et une tâche peut être créée pour le personnel concerné en vue du processus d'achat.
Gérez les processus d'achat et d'approvisionnement
Des commandes d'achat peuvent être créées pour les produits non disponibles en stock ou nécessitant un réapprovisionnement. Le fournisseur, produit, quantité, prix, devise et date de livraison prévue peuvent être suivis.
Les achats effectués pour satisfaire une commande de vente peuvent être évalués avec les enregistrements des produits et opérations concernés.
Le statut de livraison du fournisseur, les produits en retard et les quantités réceptionnées peuvent être suivis. Ainsi, l'équipe commerciale peut fournir des informations de livraison plus réalistes au client.
Centralisez les enregistrements des fournisseurs
Les fournisseurs peuvent être gérés en tant qu'enregistrements d'entreprise. Les coordonnées, les personnes autorisées, les produits achetés, les commandes, les devis et les documents peuvent être associés au même compte.
Les contrats fournisseurs, les offres de prix et autres documents peuvent être stockés dans l'enregistrement d'entreprise concerné. Des tâches et rappels peuvent être créés pour les dates d'échéance des contrats ou documents.
Les décisions d'achat peuvent être soutenues en évaluant des informations telles que les délais d'approvisionnement, les prix et les historiques de livraison.
Organisez la préparation des commandes et le processus de livraison
Lorsqu'une commande de vente est approuvée, une tâche de préparation peut être assignée à l'équipe d'entrepôt ou d'exploitation. Les étapes telles que la préparation, le contrôle et la sortie pour livraison des produits peuvent être suivies.
La date de livraison prévue, l'adresse de livraison et le mode de transport peuvent être enregistrés pour la commande. En cas de livraison partielle ou de produits en attente, des explications et tâches de suivi peuvent être créées.
Lorsque la livraison est terminée, le statut de la commande peut être mis à jour et les documents associés ajoutés à l'enregistrement.
XtraCRM ne fonctionne pas en tant que système autonome d'optimisation automatique d'itinéraire ou de suivi en temps réel des véhicules ; il peut être utilisé pour gérer le processus commercial de la livraison, ses tâches et ses enregistrements.
Configurez la gestion des revendeurs et des zones
Les revendeurs peuvent être classés par région, groupe de clients, responsable commercial, statut du contrat et autres informations spécifiques.
Les documents, contrats et procédures d'identification nécessaires à l'ouverture d'un point de vente peuvent être suivis via une liste de contrôle. Les entretiens, devis, commandes et tâches spéciales pour le revendeur sont visibles sous le même compte.
Des rapports clients et commandes peuvent être générés par zone ou représentant commercial. Les revendeurs inactifs ou n'ayant pas passé commande depuis longtemps peuvent être inclus dans des listes de suivi.
Identifiez les opportunités de vente récurrentes
Les comptes dont la période de réapprovisionnement approche peuvent être déterminés en évaluant les commandes passées et la dernière date d'achat du client.
Des tâches de suivi peuvent être assignées au représentant commercial pour les produits achetés régulièrement. Des actions de reconquête peuvent être planifiées pour les clients n'ayant pas commandé depuis longtemps.
Des opportunités de produits complémentaires et de ventes croisées peuvent être créées en fonction des groupes de produits existants du client.
Suivez les processus de facturation et de recouvrement
Les commandes de vente terminées peuvent être associées au processus de facturation. La date de facture, l'échéance, la devise et le statut de paiement peuvent être suivis via les enregistrements financiers.
Des tâches peuvent être assignées au service financier ou au responsable client pour les créances arrivant à échéance ou en retard. Les entretiens réalisés et les informations de paiement fournies par le client peuvent être conservés dans l'historique client.
Ainsi, l'équipe commerciale peut voir non seulement les commandes, mais aussi le processus financier en cours du client dans le cadre de ses autorisations.
Centralisez la communication client dans un seul historique
Les appels téléphoniques, emails, conversations WhatsApp, notes, offres et tâches peuvent être affichés dans l'historique client selon les autorisations.
Lorsque le client recontacte, les offres en cours, commandes ouvertes, derniers échanges et suivis planifiés sont visibles. Cela évite que différents employés donnent des informations contradictoires au même client.
Les demandes après-vente telles que réclamations, retours ou livraisons manquantes peuvent être liées à la commande correspondante et assignées à l'équipe responsable.
Ciblez les activités commerciales et marketing
Les clients peuvent être classés selon des informations comme la région, le secteur, les produits achetés, la fréquence des commandes ou le groupe client.
Des campagnes peuvent être planifiées pour des groupes de clients appropriés via email, WhatsApp ou d'autres canaux de communication autorisés. Les processus d'envoi et de communication peuvent être réalisés en fonction des préférences du client et des politiques de l'entreprise.
Les demandes générées après la campagne peuvent être assignées comme nouvelles opportunités de vente aux représentants commerciaux concernés.
Définissez les autorisations selon la répartition des tâches
Des droits d'accès et de traitement différents peuvent être définis pour les équipes commerciales, entrepôt, achats, finances et gestion.
Par exemple, les représentants commerciaux gèrent leurs clients et offres, l'équipe entrepôt accède aux produits et stocks, l'équipe achats gère les fournisseurs et commandes d'achat, et l'équipe finance gère les factures et processus de recouvrement.
Pour les remises, dépenses ou certaines opérations commerciales, des étapes d'approbation conformes à la structure d'autorisation de votre entreprise peuvent être mises en place.
Créez une structure mesurable pour la gestion
Les écrans de gestion permettent de suivre les nouvelles opportunités de vente, offres en attente, commandes ouvertes, état des stocks, achats en retard, livraisons à venir et processus de recouvrement.
Les informations suivantes peuvent être évaluées en fonction du client, du revendeur, du produit, de la catégorie, de la région, du représentant commercial ou de la période :
Demandes reçues et opportunités de vente
Taux de transformation des offres en commandes
Statut des commandes de vente
Ventes par client et par produit
Clients n'ayant pas passé de commande depuis longtemps
Raisons des ventes perdues
Stocks actuels et critiques
Commandes d'achat en attente
Livraisons des fournisseurs
Livraisons prévues
Statut de facturation et encaissement
Tâches et suivis de l'équipe commerciale
XtraCRM ne force pas votre entreprise à adopter un modèle de vente fixe. En structurant les enregistrements clients et revendeurs, les étapes de vente, les champs personnalisés, les devis, les commandes, les stocks, les achats et les processus financiers selon votre organisation commerciale, vous pouvez rendre l'ensemble du processus, de la première demande client à la livraison et à l'encaissement, plus organisé, mesurable et traçable.