Оптовая торговля и распределение
В секторе оптовой торговли и распределения управление отношениями с клиентами — это не просто прием заказов. Требования дилеров и клиентов, предложения, товары, заказы на продажу, состояние запасов, потребности в закупках, поставки, счета и сборы должны управляться вместе.
XtraCRM объединяет функции CRM, продаж, товаров, запасов, закупок, финансов, задач и коммуникаций, позволяя контролировать весь коммерческий процесс от первого контакта с клиентом до доставки заказа и сбора платежей из единого центра.
Как процесс происходит в отрасли?
Процесс обычно начинается с запроса на товары и цены от нового дилера или клиента. Определяются требуемые клиентом товары, количества, адрес доставки, способ оплаты и желаемая дата поставки.
На основе этих данных готовится предложение и отправляется клиенту. Изменения в цене, скидках, количестве товаров или условиях оплаты отслеживаются в ходе переговоров.
После принятия предложения создается заказ на продажу. Проверяется состояние запасов заказанных товаров; для отсутствующих товаров планируется процесс закупки или поставки. Когда товары готовы, определяются данные по доставке, заказ отправляется клиенту, и запускается финансовый процесс.
Как XtraCRM адаптируется к работе вашей компании?
У каждой компании оптовой торговли свои группы клиентов, структура товаров, метод ценообразования и процесс утверждения заказов. В XtraCRM специальные поля, стадии продаж, задачи и рабочие процессы могут быть настроены в соответствии с существующими процедурами вашей компании.
Вы можете настроить свой процесс продаж с этапами: «Новый запрос, Ценообразование, Подготовка предложения, Предложение отправлено, Одобрение клиента, Проверка запасов, Создание заказа, Подготовка, Готов к доставке, Доставлен и Выставлен счет».
Вы можете определить разные процессы и специальные поля для продаж через дилеров, корпоративных клиентов, экспортных заказов, проектных продаж или регулярного поставки продукции.
Специальные поля для клиентов и дилеров, которые вы можете использовать
Тип клиента или дилера
Регион и канал продаж
Ответственный торговый представитель
Налоговая и счет-фактурная информация
Адреса доставки
Группа клиентов
Валюта
Форма и срок оплаты
Скидка или группа ценообразования
Риск или лимит работы
Способ отгрузки
Предпочтительный склад или пункт доставки
Дата начала и окончания договора
Дата последнего заказа и последней встречи
Статус клиента
Особые предпочтения по продуктам или брендам
Несколько ответственных лиц, адресов для счетов и доставки, относящихся к одному клиенту, могут управляться под одной учетной записью.
Управляйте своими продуктами в упорядоченной структуре
Продукты могут быть зарегистрированы с кодом, названием, категорией, единицей измерения и другой коммерческой информацией. Марка, модель, цвет, размер, содержание коробки или подобная информация, необходимая вашей компании, может быть добавлена в карточку продукта с помощью специальных полей.
Документы, изображения и описания, относящиеся к продуктам, могут быть связаны с соответствующими записями. Это позволяет торговым командам предоставлять клиентам актуальную и согласованную информацию о продукте.
Определяя разные специальные поля для различных групп продуктов, можно отображать только необходимую информацию.
Преобразуйте запросы клиентов в торговые возможности
Заявки, поступающие по телефону, электронной почте, с веб-сайта, через рекламу или WhatsApp, могут быть связаны с соответствующим клиентом в CRM.
Записываются запрашиваемые продукты, количества, бюджет, дата принятия решения и ожидания по доставке. Новая возможность может быть назначена соответствующему торговому представителю и для следующей встречи может быть создано задание.
Для возможностей, по которым долго не происходит действий, можно установить напоминание. В случае неудачной продажи можно зарегистрировать причины потери, такие как цена, наличие на складе, срок оплаты, доставка или выбор конкурента.
Управляйте процессами коммерческих предложений
Можно создавать предложения в соответствии с запрошенными клиентом товарами и количествами. На предложении можно отслеживать позиции товаров, цены, налоги, скидки, валюту и условия оплаты.
Этапы подготовки, предоставления клиенту, пересмотра и утверждения предложений могут храниться в записи. При изменении предложения текущая работа может отслеживаться вместе с историей клиента.
Для предложений, превышающих определённую сумму или уровень скидки, можно создать процесс утверждения в соответствии с полномочиями вашей компании.
Отслеживайте заказы на продажу
Утверждённые предложения могут быть преобразованы в заказы на продажу. В заказе могут храниться данные о клиенте, позициях товаров, количествах, ценах, дате заказа, дате поставки и способе доставки.
Можно отслеживать состояния заказа: в процессе подготовки, частично готов, готов к доставке, выполнен или отменён. Задания, связанные с заказом, могут быть назначены командам продаж, склада и финансов.
Прошлые предложения и заказы клиента могут отображаться по одному счёту. Таким образом, команда продаж может оценить, какие товары, в каких количествах и в какие периоды клиент покупал ранее.
Отслеживайте состояние запасов и склада
Можно отслеживать текущие запасы продуктов и движения на складе. Оценивается состояние запасов товаров из заказов на продажу, чтобы видеть, какие количества нужно подготовить.
Если используется несколько складов, можно отслеживать, в какой зоне хранения находятся товары. Записи о поступлениях, выбытиях и перемещениях запасов сохраняются.
Товары, приближающиеся к критическому уровню или имеющие недостаточный запас, определяются, и для сотрудников создаются задания для запуска процесса закупок.
Управляйте процессами закупок и снабжения
Для товаров, отсутствующих на складе или требующих пополнения, можно создавать заказы на закупку. Можно отслеживать поставщика, товар, количество, цену, валюту и ожидаемую дату поставки.
Покупательские операции для выполнения заказа на продажу могут оцениваться вместе с соответствующими записями о продукции и операциях.
Можно отслеживать статус поставки поставщика, задержанные товары и полученные количества. Таким образом, команда продаж может предоставлять клиентам более реалистичную информацию о сроках доставки.
Храните записи поставщиков в одном центре
Поставщики могут управляться как корпоративные записи. Контактные данные, ответственные лица, закупленные товары, заказы, предложения и документы могут быть связаны с одной учетной записью.
Контракты с поставщиками, ценовые предложения и другие документы могут храниться в соответствующей записи компании. Для сроков окончания контрактов или документов могут быть созданы задачи и напоминания.
Информация о времени поставки, ценах и истории доставки может быть оценена для поддержки решения о закупке.
Организуйте процесс подготовки заказа и доставки
После подтверждения заказа на продажу может быть назначена задача на подготовку для склада или операционной команды. Подготовка товаров, проверка и отправка на доставку могут контролироваться по этапам.
Можно записать планируемую дату доставки, адрес доставки и способ транспортировки. Если есть частичная доставка или ожидающие товары, могут быть созданы пояснения и задачи для отслеживания.
После завершения доставки статус заказа может быть обновлен, а соответствующие документы добавлены в запись.
XtraCRM не работает самостоятельно как система автоматической оптимизации маршрутов или система онлайн-отслеживания транспорта; его можно использовать для управления коммерческим процессом доставки, задачами и записями.
Структурируйте управление дилерами и регионами
Дилеры могут классифицироваться по регионам, группам клиентов, ответственным по продажам, статусу контрактов и другим специальным данным.
Для открытия дилерского центра можно отслеживать необходимые документы, контракты и процесс идентификации с помощью контрольного списка. Специальные переговоры, предложения, заказы и задачи по дилерам могут отображаться под одной учетной записью.
Можно создавать отчеты по клиентам и заказам по регионам или торговым представителям. Неактивные или давно не делавшие заказы дилеры могут быть добавлены в списки для отслеживания.
Отслеживайте повторяющиеся возможности продаж
Путем оценки прошлых заказов клиента и даты последней покупки можно определять счета с приближающимся периодом повторного заказа.
Для регулярно закупаемых товаров торговому представителю может быть назначена задача по отслеживанию. Для клиентов, давно не делавших заказы, можно планировать мероприятия по возвращению.
На основе существующих групп продуктов клиента можно создавать дополнительные товары и возможности перекрестных продаж.
Отслеживайте процессы выставления счетов и взыскания платежей
Завершённые заказы на продажу могут быть связаны с процессом выставления счетов. Дата выставления счёта, срок оплаты, валюта и статус платежа могут отслеживаться через финансовые записи.
Для счетов с приближающимся сроком оплаты или просроченных дебиторских задолженностей можно назначать ответственных в финансовом отделе или у менеджера по клиентам. Проведённые переговоры и предоставленная клиентом информация о платеже сохраняются в истории клиента.
Таким образом, торговая команда может видеть не только заказы, но и текущий финансовый процесс клиента в рамках своих полномочий.
Объедините коммуникацию с клиентом в едином разделе истории
Телефонные звонки, электронные письма, переписка в WhatsApp, заметки, предложения и задачи могут быть отображены в истории клиента в соответствии с полномочиями.
Когда клиент связаться повторно, можно увидеть текущие предложения, открытые заказы, последние переговоры и запланированные последующие действия. Это предотвращает предоставление клиенту противоречивой информации от разных сотрудников.
Запросы после продажи, такие как жалобы, возвраты или недостающая поставка, могут быть связаны с соответствующим заказом и назначены ответственной команде.
Целевое проведение продаж и маркетинговых мероприятий
Клиенты могут классифицироваться по региону, отрасли, приобретаемым товарам, частоте заказов или группе клиентов.
Для подходящих групп клиентов можно планировать кампании по электронной почте, WhatsApp или другим разрешённым каналам связи. Процессы рассылки и коммуникации проводятся в соответствии с предпочтениями клиента и политикой компании.
После кампании возникающие запросы могут быть назначены соответствующим торговым представителям как новые возможности продаж.
Определяйте полномочия на основе распределения задач
Для команд продаж, склада, закупок, финансов и управления могут быть установлены различные уровни доступа и права на операции.
Например, торговые представители управляют своими клиентами и предложениями, команда склада имеет доступ к операциям с продуктами и запасами. Команда закупок управляет поставщиками и заказами на закупку, а финансовая команда — счетами и процессами взыскания.
Для скидок, затрат или определённых коммерческих операций могут быть созданы этапы утверждения, соответствующие структуре полномочий вашей компании.
Создайте измеримую структуру для управления
На управляющих экранах можно отслеживать новые возможности продаж, ожидающие предложения, открытые заказы на продажу, состояние запасов, просроченные закупки, предстоящие поставки и процессы взыскания.
Следующая информация может быть оценена на основе клиента, дилера, продукта, категории, региона, торгового представителя или периода:
Входящие запросы и возможности продаж
Коэффициент конверсии предложений в заказы
Статус заказов на продажу
Продажи по клиенту и продукту
Клиенты, не делавшие заказы длительное время
Причины потерянных продаж
Текущие и критические запасы
Ожидающие закупочные заказы
Поставки от поставщиков
Планируемые поставки
Статус выставления счетов и инкассации
Задачи и отслеживание работы отдела продаж
XtraCRM не навязывает вашей компании фиксированную модель продаж. Вы можете структурировать записи клиентов и дилеров, этапы продаж, пользовательские поля, предложения, заказы, запасы, закупки и финансовые процессы в соответствии с вашей коммерческой системой, чтобы сделать весь процесс от первого запроса клиента до поставки и инкассации более организованным, измеримым и поддающимся контролю.