Versicherung und Altersvorsorge
Die Kundenbeziehung im Versicherungs- und Altersvorsorgebereich endet nicht mit der Ausstellung der Police. Angebotserstellung, Policierung, Einzug, Erneuerung, Schadensverfolgung und Cross-Selling-Prozesse dauern während des gesamten Kundenlebenszyklus an. XtraCRM ermöglicht die Verwaltung all dieser Prozesse in einem kundenbezogenen Arbeitsablauf.
Wie laufen die Prozesse in der Branche ab?
Der Prozess beginnt in der Regel mit einer neuen Kundenanfrage oder einer Versicherungsanforderung eines Bestandskunden. Die Bedürfnisse des Kunden werden ermittelt, erforderliche Informationen und Dokumente eingeholt, Angebote für geeignete Produkte erstellt und dem Kunden präsentiert. Nach Annahme des Angebots werden Policierung und Zahlungsabwicklung verfolgt.
Nach Erstellung der Police werden Erneuerungstermine, Zahlungsstatus, Deckungsinformationen, Kundengespräche und After-Sales-Anfragen überwacht. Im Schadensfall können Meldung, Dokumentensammlung, Sachverständige und Abschlussphasen als separater Prozess verwaltet werden. Für Kunden mit nahendem Erneuerungszeitpunkt werden neue Angebote erstellt und Kommunikationsmaßnahmen geplant.
Wie passt sich XtraCRM an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens an?
Jede Versicherungsagentur oder Altersvorsorgefirma hat unterschiedliche Produkte, Vertriebskanäle und Operationsschritte. In XtraCRM können benutzerdefinierte Felder, Formulare, Aufgaben und Workflow-Phasen gemäß der bestehenden Struktur Ihres Unternehmens konfiguriert werden.
Beispielsweise können Sie Ihren Verkaufsprozess aus den Phasen „Neue Anfrage, Bedarfsanalyse, Informationen und Dokumente erwartet, Angebot wird erstellt, Angebot vorgelegt, Entscheidung des Kunden ausstehend, Policierung, verloren“ zusammenstellen.
Sie können für Kfz-, Kasko-, Gesundheits-, Wohngebäude-, Geschäftsräume-, Lebens-, private Altersvorsorge- oder Unternehmenspolicen unterschiedliche Informationsfelder und Nachverfolgungsprozesse definieren. Die Abläufe für Privatkunden und Geschäftskunden können ebenfalls getrennt organisiert werden.
Spezielle Felder, die Sie verwenden können
Art des Versicherungs- oder Altersvorsorgeprodukts
Kunden- und Versicherungsnehmerinformationen
Versicherungsgesellschaft
Angebots- und Policennummer
Policenbeginn- und enddatum
Prämie, Zahlungsart und Rateninformationen
Deckungs- und Selbstbehaltsinformationen
Fahrzeug-, Wohngebäude-, Geschäftsräume- oder sonstige versicherte Vermögenswerte
Erneuerungsdatum und Erneuerungsstatus
Schadensakte und Schadensanzeigenummer
Status fehlender Dokumente und Unterlagen
Vertriebskanal, Berater oder Agenturverantwortlicher
Provisionssatz und Zahlungsanspruchsstatus
Kundenkontakt- und Einwilligungspräferenzen
Verschiedene Informationen, die Ihr Unternehmen benötigt, können ebenfalls als neue spezielle Felder ins System aufgenommen werden. So werden für jedes Produkt nur die notwendigen Informationen angezeigt und die Teams arbeiten mit einem standardisierten Erfassungsprozess.
Verfolgen Sie Erneuerungsprozesse regelmäßig
Für Kunden mit nahendem Policenablauf können Sie im Voraus Aufgaben und Erinnerungen erstellen. Beispielsweise kann 30 Tage vor Ablauf der Vertragspartner mit einer Aufgabe betraut werden, 15 Tage vorher kann der Angebotsvorbereitungsprozess gestartet und das Kommunikationsergebnis dokumentiert werden.
Wenn keine Erneuerung erfolgt, kann eine Begründung eingeholt werden; Verlustgründe wie Preis, Kundenentscheidung, Konkurrenzangebot oder Nichterreichbarkeit können berichtet werden. So lässt sich erkennen, bei welchen Produkten oder Kundengruppen die Erneuerungsraten sinken.
Standardisieren Sie Angebots- und Policenprozesse
Wenn eine neue Anfrage eingeht, kann dem zuständigen Verkaufsberater eine Aufgabe zugewiesen werden. Fehlende Dokumente führen dazu, dass der Datensatz automatisch in den Status "Dokument wird erwartet" gesetzt wird. Nach Versendung des Angebots an den Kunden kann ein Nachverfolgungstermin erstellt werden, und bei langanhaltender Inaktivität werden die Verantwortlichen benachrichtigt.
Angebote, Policen, Informationsformulare und andere Dokumente können unter der Kundenakte gespeichert werden. Telefonate, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Notizen und Aufgaben sind ebenfalls im Kundenverlauf einsehbar.
Verwalten Sie Schadens- und After-Sales-Services
Beim Eingang einer Schadensmeldung wird ein separater Datensatz erstellt, wodurch Meldung, Dokumente, Gutachter, Reparatur und Ergebnisphasen verfolgt werden können. Fehlende Unterlagen, Fristen des letzten Vorgangs, dem Kunden gegebene Informationen und der nächste Follow-up-Schritt können dokumentiert werden.
Wenn der Kunde anruft, sind nicht nur die Policendaten, sondern auch laufende Schadens- oder Serviceanfragen auf demselben Bildschirm einsehbar. So können verschiedene Mitarbeiter dem Kunden konsistente und aktuelle Informationen geben.
Cross-Selling Chancen anzeigen
Die bestehenden Policen und Bedürfnisse des Kunden können gemeinsam bewertet werden. Für einen Kasko-Kunden können Gelegenheiten für Verkehrs- oder Wohngebäudeversicherung, für Firmenkunden für Betriebs- oder Mitarbeiterkrankheitsprodukte und für geeignete Kunden für Lebensversicherung oder private Altersvorsorge geschaffen werden.
Cross-Selling Maßnahmen können als Aufgabe, Kampagne oder Opportunity-Prozess geplant werden. Es kann gemessen werden, welche Kundengruppe welches Produkt angeboten bekommt und wie sich die Ergebnisse entwickeln.
Schaffen Sie eine messbare Struktur für das Management
Auf Managementbildschirmen können neue Anfragen, erstellte Angebote, versicherte Aufträge, Konversionsraten, bevorstehende Verlängerungen, Erfolgsquoten bei Erneuerungen, Gründe für Verluste, Beraterleistung und produktbasierte Verkaufsverteilung verfolgt werden.
XtraCRM zwingt Ihr Unternehmen nicht in ein festes Vertriebsmodell. Sie können benutzerdefinierte Felder und Arbeitsabläufe nach Ihren Produkten, Ihrem Team und Ihrer Betriebsorganisation gestalten, um den gesamten Prozess von Interessenten bis zur Verlängerungsphase übersichtlicher, messbarer und besser nachverfolgbar zu machen.
In Kunden- und Policenakten sollten nur für die Arbeit notwendige Informationen gespeichert werden; für Gesundheitsdaten und andere sensitive personenbezogene Daten müssen Sie die Autorisierungs-, Aufbewahrungs- und Compliance-Prozesse Ihres Unternehmens gesondert anwenden.